オフィスコミュニケーションの重要性と活性化のヒント

オフィスでのコミュニケーションの形は、働き方の多様化とともに変化し、その重要性はますます高まっています。オフィスでのコミュニケーションはなぜ大切で、コミュニケーションを活性化するにはどのような方法があるのでしょうか。
この記事では、オフィスでのコミュニケーションが大切な理由と、コミュニケーションを活性化するオフィスづくりのポイントのほか、注意点について解説します。コミュニケーションを活性化したオフィスの事例もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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目次
1. オフィスでのコミュニケーションが大切な理由
オフィスでのコミュニケーションは、組織の生産性や従業員の満足度に大きな影響を与えます。オフィスでのコミュニケーションがなぜ必要なのかを、具体的に解説します。
1-1. 働き方の多様化に対応するため
オフィスでのコミュニケーションは、働き方の多様化に対応するために大切です。近年、在宅勤務やフレックスタイムといった働き方が広がり、従業員が同じ時間・場所で働く機会が減少しています。そのため、オフィスでは意識的にコミュニケーションの機会を設けることが重要です。
働き方の異なる従業員同士の相互理解、仕事の効率化、スムーズな連携を図っていくために、コミュニケーションの必要性が高まっています。
1-2. 職場の雰囲気を良くするため
オフィスでのコミュニケーションは、職場の雰囲気を良好に保つうえで重要な役割を果たします。例えば、オフィスでの雑談や仕事に関する相談などが増えれば、従業員同士の信頼関係が深まり、リラックスした環境が生まれやすくなります。
このような雰囲気は、業務効率を高めるだけでなく、従業員が安心して意見を述べたり、アイディアを共有したりする環境をつくります。結果的に、組織全体の結束力が高まり、生産性の向上にもつながるでしょう。
1-3. 会社の理念浸透や情報共有を行うため
オフィスでのコミュニケーションは、会社の理念浸透や情報共有を行ううえでも大切です。上司と部下、同僚同士のコミュニケーションが活発に行われると、従業員は会社の方向性や価値観を理解しやすくなります。
また、業務に必要な情報が迅速かつ正確に共有されることで、業務の重複や連携ミスが減少し、業務を効率的に遂行できるようになります。コミュニケーションを通じた理念浸透や情報共有は、組織の成長を支える基盤となるでしょう。
1-4. アイディアやイノベーションを生み出すため
オフィスでのコミュニケーションは、従業員が自由に意見交換できる環境を生み出し、アイディアやイノベーションの源泉となります。例えば、チーム内での対話や雑談は、新しい視点や発想を得る機会を提供します。また、ランチや懇親会といった業務外の交流が、創造的な解決策やプロジェクトのアイディアを生むことも少なくありません。
1-5. 健康経営を推進するため
従業員の健康状態を維持・向上させる「健康経営」の推進において、コミュニケーションは重要な役割を果たします。経済産業省の「健康経営オフィスレポート」には、職場内でのコミュニケーションは、メンタルヘルス不調や心身症(ストレス性内科疾患)の予防・改善が期待できると記載されています。組織の生産性向上と従業員の健康維持を両立させるには、オフィスでのコミュニケーションの活性化が不可欠です。
参考:経済産業省「健康経営オフィスレポート」(2015年)
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2. コミュニケーションを活性化するオフィスづくりのポイント
オフィスのデザインや環境は、従業員同士のコミュニケーションを活性化する重要な要素です。続いては、コミュニケーションを促進するための具体的なオフィスづくりのポイントについて解説します。
2-1.フリーアドレスを導入する
フリーアドレスとは、従業員が固定の席を持たず、座る場所を自由に選べるオフィス環境のことです。この方式を採用することで、部門や職位に関係なくコミュニケーションが生まれやすくなります。異なる部署のメンバーが隣り合って座れば、情報共有や新しい視点を得られる可能性が広がるでしょう。スペースの効率的な活用も可能となり、オフィス全体の柔軟性も向上するはずです。
2-2.リフレッシュスペースをつくる
リフレッシュスペースとは、従業員がリラックスできるオフィス内のスペースのことです。このようなスペースがあることで、従業員のストレス軽減やリフレッシュ効果が期待できるだけでなく、自然な会話や交流が生まれやすくなります。
例えば、コーヒーブレイクやランチタイムに従業員が集まり、部門を越えた情報共有やアイディア交換が行われるかもしれません。このようなインフォーマルなコミュニケーションが、組織全体の活性化につながります。
2-3.フリースペースをつくる
フリースペースとは、用途に応じて柔軟に活用できる空間のことで、休憩やランチミーティング、アイディア共有の場として利用されるスペースです。このようなスペースを設けることで、異なる部署の従業員が気軽に集まり、コミュニケーションがとれます。
また、フリースペースをガラス張りにするなど視覚的に開かれたデザインを採用すると、スペース内でどのような活動が行われているかがわかり、交流の機会を増やしやすくなります。
参考:一般財団法人日本総合研究所「オフィスにおけるインタラクションゾーンの実例と効果に関する研究~インタラクションゾーンの効果的な運用に向けて~報告書」(2018年)
2-4.不要なパーティションを取り払う
オフィスのパーティションが多すぎる場合は、不要なものを取り払うと視界が広がり、従業員同士の自然な会話が生まれやすくなるでしょう。オープンな空間は心理的な距離を縮める効果があり、従業員同士の協力や連携も期待できます。
視覚的に広々としたオフィス環境を整えることが、働きやすさとコミュニケーションの活性化につながるポイントです。
2-5.動線とデスクの配置を工夫する
オフィス内の動線やデスク配置は、従業員同士の偶発的な出会いやコミュニケーションを促進するために重要です。例えば、オフィスの出入口付近に共有スペースを配置することで、従業員が自然に集まり、偶発的な会話が生まれやすくなります。
また、デスクの配置を対面形式などにすることで、簡単な声掛けや相談がしやすくなります。これにより、情報共有や連携がスムーズに進み、業務効率の向上にもつながるでしょう。
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3.オフィスのコミュニケーションを促進するには?
オフィスでのコミュニケーションを活性化するには、環境づくりだけでなく具体的な施策を講じることが重要です。ここでは、組織内で実施できる具体的な施策について解説します。
3-1.社内イベントを実施する
社内イベントは、従業員同士の交流を深めるための効果的な施策です。ワークショップや懇親会、社内報の発行などを行うと、普段は接する機会の少ない他部署のメンバーと交流するきっかけをつくれます。
また、社内イベントに対する補助金制度を設けると、社員の参加意欲を高めることも可能です。
3-2.コミュニケーションツールを導入する
コミュニケーションツールを導入することで、オフィスのコミュニケーションの促進が可能です。チャットツールやビデオ会議システムは、リモートワーク中でも即時に情報を共有できる環境をつくることができ、従業員同士のコミュニケーションを活発化します。
また、デジタルサイネージを設置すると、社内外の情報共有だけでなく、コミュニケーションのきっかけになる情報発信が可能です。共用スペースに専任のコミュニケーターを配置すれば、部署を越えたコミュニケーションの機会づくりだけでなく、ニーズや課題に応じた人材リソースのコーディネートなども期待できるでしょう。
参考:一般財団法人日本総合研究所「オフィスにおけるインタラクションゾーンの実例と効果に関する研究~インタラクションゾーンの効果的な運用に向けて~報告書」(2018年)
3-3.ABWを取り入れる
オフィスのコミュニケーションを促進するなら、ABWの導入も効果的です。ABWとはActivity Based Workingの頭文字を取った言葉で、従業員が業務内容に応じて作業の場所や時間を選べる働き方のことです。この仕組みを導入すれば、集中が必要な業務は集中しやすい場所で、チームの議論はオープンなエリアで行うことができるようになり、業務効率を高められます。
さらに、雑談や交流に適した場所を設ければ、従業員同士のコミュニケーション活性化が期待できます。
参考:産業・組織心理学会「オフィスにおける働く場所の選択肢とワークエンゲージメントの関係:心理的安全性の知覚による媒介効果の検討」(2023年)
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4.コミュニケーションを活性化するオフィスづくりの注意点
オフィスでのコミュニケーションを活性化するためのオフィスづくりには、注意すべき点があります。主な注意点は下記のとおりです。
4-1.セキュリティを確保しないと情報漏洩が起きる
オフィスのセキュリティを確保しないと、情報漏洩の危険性がある点には注意が必要です。オープンな環境やデジタルツールの導入はコミュニケーションを促進しますが、機密情報の漏洩リスクが高まる可能性もあります。情報セキュリティを徹底しつつ、従業員に対してセキュリティポリシーを周知し、デジタルツールの利用ルールを設定することが大切です。
また、機密情報を扱うエリアにはアクセス制限を設け、リスクを最小限に抑えるようにしてください。
4-2.コミュニケーションを重視しすぎると、生産性低下につながる
オフィスのコミュニケーションを促進する取り組みは重要ですが、過度に重視しすぎると、生産性低下につながる場合があります。例えば、雑談や社内イベントを増やしすぎると、業務時間を圧迫し、本来の仕事が滞ってしまうかもしれません。
また、過剰な情報共有により、従業員が必要以上の情報に振り回される可能性がある点にも注意が必要です。
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5.コミュニケーションを活性化するオフィスの事例
実際にコミュニケーションを活性化するオフィスづくりを導入した企業の事例は、施策の効果を検証するうえで参考になります。ここでは、デザインや働き方を工夫したオフィスの事例を紹介します。
5-1.株式会社リクルート 本社オフィス

株式会社リクルート 本社オフィス
人材ビジネスや販売促進事業を展開する株式会社リクルートでは、従業員の働き方の変化を受け、2023年に東京都心の拠点を集約。本社オフィスの位置付けを「集まるための場」「リアルなコミュニケーションを中心に置く場」としてリニューアルしました。
会議室の数や大きさは、各部署の人数データにもとづいて最適化。集まるための場として機能するようにしました。また、各フロアには各部署オリジナルの看板を掲げ、他部署との交流が起きるきっかけをつくるといった工夫をしています。
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株式会社リクルート 本社オフィス
5-2.TMES株式会社様 本社オフィス
建物の設備管理を行うTMES株式会社様は、2024年に従業員の「能動的な行動」「帰属意識向上」「会話環境の充実」を促す目的でABWを導入し、フリーアドレスエリアなどを設けてワークスペースのバリエーションを増やしました。
その一環で、フロアを「集中する実務エリア」と「音を出してもいいエリア」に分割。後者は、コミュニケーションを通じて創造性を誘発することを目的としており、対話や交流をビジネスの成長に役立てるオフィスづくりを実践しています。
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TMES株式会社 本社オフィス
5-3.株式会社GOOD PLACE 本社オフィス
株式会社GOOD PLACEは、2024年にオフィスをリニューアル。フロアを行き交う従業員同士の会話が自然に生まれ、チームで仕事しやすくなるような開放感のある設計を採用しました。
業務で使う書籍などを収めたライブラリーには開口部を設け、外光を取り入れつつ、自然なコミュニケーションが生まれるよう配慮しています。
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株式会社GOOD PLACE 本社オフィス
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6.オフィスでのコミュニケーションを活性化し、ビジネス成長の力に
オフィスでのコミュニケーションは、業務効率化や従業員満足度向上、さらには組織の成長にとって重要な要素です。オフィスにおけるコミュニケーションを活性化するには、フリーアドレスやリフレッシュスペースの導入のほか、動線とデスク配置の工夫などを行うと効果的です。
これからの時代は、働き方の多様化に対応しつつ、従業員が協力し合える環境をつくることが、企業の競争力を高めるためのポイントとなります。オフィスでのコミュニケーションを活性化し、ビジネス成長の力にしていきましょう。
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