2011年に設立し、電力事業と再エネ事業を行う株式会社Ｌｏｏｏｐ様。両事業を柱に収益モデルが異なるサービスを展開していることもあり、総務課のスタッフ様は常に多様な仕事を膨大に抱えている状況にありました。そんななか、2024年10月よりGOOD PLACEに総務業務を委託いただいています。総務課の担当者様に、どのような課題解決の一助としてGOOD PLACEを選ばれたのか、現在感じている課題、今後期待することを伺いました。
（聞き手：株式会社GOOD PLACE　スーパーバイザー 大内 麻友）

自社の信用を高める「取引先のチェック」が、業務の工数を増やしていた

株式会社GOOD PLACE 大内 麻友

株式会社GOOD PLACE大内（以下、大内）
GOOD PLACEで御社のオフィス移転をご支援していたことがきっかけで、昨年アウトソーシングサービス「ちょい投げオンラインサービス ※1」のモニターキャンペーンをご案内させていただきました。2024年10月から3カ月間モニターとしてサービスをご利用後、現在も継続して契約いただいています。今回、委託を決定されたポイントはどんなところでしたか。
※1　定型的な事務作業を月30 時間からオンラインで代行するGOOD PLACEのサービス

株式会社Ｌｏｏｏｐ 総務課 担当者様（以下、担当者様）
GOOD PLACEさんのコーポレートサイトに載っているアウトソーシング事例のインタビュー記事を拝見して、同じ電力事業者の実績があったことや委託の実用性の高さを感じたことと、ご紹介いただいたモニターキャンペーンを実際に試してみたことで自社に合うかどうか判断しやすかったことが理由ですね。

参考：アウトソーシングの委託先を選ぶポイント

当社の事業の主は電力事業と再エネ事業になります。サービスは電力小売や蓄電池、ソリューションとして提供するオフサイトPPA、太陽光発電所設計・建設、発電所保守など幅広いのですが、従業員数に余裕があるわけではないので、総務の仕事も膨大になりがちでした。日々の業務に追われてしまうということもあり、繁忙期に膨らんだ仕事をこなすために残業するメンバーも……。
そこで総務課のメンバーだけだとちょっとパワーが足りない部分を補ってもらうというか、肩代わりしてもらえることを期待して、GOOD PLACEさんの「ちょい投げオンラインサービス」を依頼することにしました。

大内
サービス導入にあたって、御社ではどういった準備をされましたか。

担当者様
総務の仕事の煩雑さはどの会社も大きくは変わらないと思いますが、当社の総務業務も内容が多岐にわたっていました。入館管理や複合機などのオフィス機器対応、郵便・宅配便などの対応をはじめ、社用車の車両管理、請求書処理や支払い業務、不動産・固定資産税の管理など本当にあらゆる仕事があって。

参考：アウトソーシングの流れ

そこでまずはGOOD PLACEさんへ依頼できそうな業務を洗い出し、どの項目をどのように依頼するか検討しました。特にスポット的に依頼しても問題ないものやその仕事だけで完結できるものをピックアップして、候補として出てきたのが「反社チェック ※2」の業務です。
コンプライアンス強化や信用向上を目的に、当社のルールとして新規取引時はもちろん毎年1回すべての取引先企業様に対して反社チェックを行っています。チェックの数だけでいうと、現在、年間約1万件程度実施しています。年度末に増えるなど時期によって多少の増減はありますが、膨大な数の確認作業が日常業務を圧迫していたため、この作業を中心に依頼することにしました。
※2　反社チェック：取引先などが反社会的勢力（反社）に関係していないか確認し、企業・社員をさまざまなリスクから守る業務

コミュニケーションツールを活用しながら作業の効率的を目指す

大内
「ちょい投げオンラインサービス」では、チャットツールやメールで依頼いただき、打ち合わせが必要な時にはリモートでミーティングを行っています。現在ご支援している反社チェック業務では、対象の取引先企業様をチャットツールで指示いただき、反社チェックサービスを利用して調査、文書にまとめてお戻ししています。実際に利用してみた感想はいかがでしょうか。

担当者様
大きな作業ボリュームをサポートしてもらい、大変助かっています。月30時間までという枠はありますが、チャットツールの利用で十分コミュニケーションはとれており、スピード感も問題なく満足しています。

日常の業務はチャットツールやメールを使用、何かあったときはオンラインミーティングも

GOOD PLACEさんへ業務委託を開始した当初利用していた反社チェックサービスから、当社都合で別のチェックサービスへ切り替えることになったのですが、切り替えたことで作業内容が変更になってもとくに支障はありませんでしたし、依頼方法もむしろスリム化できたので、工数の削減はさらに進んでいる実感があります。

大内
開始から5カ月が経ち、コミュニケーション方法など日々改善を行いながらご支援してきましたが、GOOD PLACEへ依頼いただくなかで難しさを感じることなどはありましたか。

担当者様
フルリモートで作業していただくため、口頭ならすぐ伝えられる依頼も感覚的なニュアンスを文章にしてお伝えするのに手間と時間がかかってしまうことがあります。お互いが丁寧に対応しすぎて、発信する側も受け取る側も手間が増えてしまったことも。

依頼したい業務が発生したタイミングからすぐ解決に向けて動きだしたい場合や途中で変更が発生したときなどは、どこまで細かく状況を伝えたらいいか迷うときもありますし、さまざまな配慮が必要なシーンやイレギュラーな対応を依頼するときもあるため、依頼文をつくるのに時間がかかってしまうこともまだまだあります。

大内
反社チェックという業務上、配慮が必要な内容を文章にする難しさは私たちも同じように感じているので、これは双方で感じている課題ですね。コミュニケーションについてはGOOD PLACE側ももう少しケースの蓄積が必要だと感じています。経験を積むことで一歩先を予測した質問・対応ができるようになれば、コミュニケーション上の課題は解消されていくと思うので、引き続き改善していきたいです。

担当者様
そうですね。お互いにどこまで依頼していいのか、どう伝えるといいか、うまく相談しながら進めていけるといいなと思います。今後はGOOD PLACEさんの実務担当者も2名に増えるので、そのあたりの体制・進め方も変わっていきそうですね。 

大内
はい。お客様の業務に合わせて実務担当者の人数を増やすなど、業務効率を上げる取り組みを日々進めていますので 、今後はそういった点も解消しながらしっかり稼働していけると思います。

参考：アウトソーシングで効率化できる業務

担当者様
今後は、一層依頼しやすくなりそうです！
GOOD PLACEさんにはこうしてさまざまな改善・工夫をしていただけるのでとても助かります。これからは当社から改善をお願いするばかりではなく、GOOD PLACEの皆さんからもいろいろとご提案いただきながら、より良い運用方法・コミュニケーション方法を考えていけると嬉しいです。 

「ちょい投げオンラインサービス」で対応いただいている業務クオリティは丁寧、確実なので安心感がありますし、判断が難しい対応や急な業務運用の変更のお願いをすることもありますが、すぐにご対応いただけるのでとても助かっています。 現在は反社チェックのボリュームが大きく、まだ他の業務を依頼できていないことも課題のひとつなので、名刺発注や安否確認システムの登録・削除など、今後もっとさまざまな業務が依頼できるように準備を進めていきたいですね。 

今回のようにアウトソーシングサービスを選ぶときに大切にしたいのは、取引実績はもちろん仕事を自分ごととして取り組み、同じ目線で伴走してくれるかどうか。そういう意味では、GOOD PLACEさんはとても安心感のあるパートナーだと思っています。

大内
サービス改善のアイデアや御社の課題感も含め、ざっくばらんに語ってくださりありがとうございました。 今後も改善を重ねて双方にとってより良い方法を構築し、よきパートナーとして業務を遂行してまいりますので、どうぞよろしくお願いします。 

（取材・文：住吉 大助）

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