1969年に三井系企業グループ17社を株主として設立され、これまで東南アジアを中心に欧州、北米等において事業を行い、三井グループのエネルギー開発の一端を担ってきた三井石油開発株式会社。2020年2月より、経営企画部 総務チーム管轄の「サポートカウンター」としてGOOD PLACEスタッフが活躍しています。
今回は、経営企画部の米谷美香様にアウトソーシングを導入した経緯と現在に至るまでの過程についてお話しいただきました。
（聞き手：株式会社GOOD PLACE　スーパーバイザー 大内 麻友）

全ての社員のパワーを変革に注力させたい

株式会社GOOD PLACE大内（以下、大内）
現在、御社のオフィス内に「サポートカウンター」を設けていただき、そちらで常時2名のGOOD PLACEスタッフが業務を行っています。今ではさまざまな業務をご依頼いただいていますが、当初は総務業務のアウトソーシングがメインでした。アウトソーシングをしていただく以前は、御社内ですべての総務業務を行われていましたが、なぜ総務業務のアウトソーシング化を検討なさったのでしょうか。

三井石油開発株式会社 米谷様（以下、米谷様）
背景として、世界的にカーボンニュートラルが謳われる今、エネルギー業界は大きな変化を求められています。当社は石油、および天然ガスといったエネルギーを探鉱・開発し、生産している会社ですが、エネルギートランジションの流れの中では、地熱発電等の再生可能エネルギーの開発や新たなテクノロジーにも取り組んでいます。

三井石油開発株式会社　経営企画部の米谷 美香様

当社はこうした激変する事業環境を乗り越えていくために一人ひとりの社員が自らの役割を意識し主体的に動く、さまざまなことにチャレンジし最大のパフォーマンスを発揮して変革していく、という経営方針を取りました。社員数が100名ほどの決して人数の多い会社ではないので、すべての社員のパワーをその変革に注力させなければなりません。

経営企画部においても当然のこと、変革のためにやるべきことはたくさんあります。自らの仕事を会社の成長につなげ結果を出していく自覚と責任を持って、チャレンジングな仕事に一層注力できるように、外部のプロフェッショナルにお願いしても問題ない業務は外注しようと考えました。

以前は、経営企画部内において9名の社員が総務業務を行っていましたが、業務毎に担当者に割り振られており、業務が属人化しているという課題がありました。その担当者にしかわからない業務があったり、社員が異動や退職する際には引き継ぎに時間がかかっていたりしたこともあって、アウトソーシングするタイミングで業務を定型化・マニュアル化し、担当者が入れ替わっても問題なく遂行できるようにしたいと考えていました。GOOD PLACEさんへのアウトソーシングでまさしくその理想が叶ったと思っています。

大内
業務のマニュアル化や改善提案は私たちの強みでもあるので、御社のご要望にうまくフィットしたようでとても嬉しく思います。2020年11月には本社を大手町に移転するという大きなプロジェクトもありましたね。

米谷様
そうですね。親会社である三井物産株式会社の本社があるOtemachi One三井物産ビルに移転しました。三井グループの一員として親会社との連携をさらに深めるとともに、意思決定プロセスの効率化や人材の相互乗り入れの強化に取り組んでおり、まさに社員が一丸となって新たな挑戦を始めるタイミングでした。コーポレート部門である経営企画部においてはそのバックアップ体制の一環として、新オフィスには総務コンシェルジェの設置を決定したことも当社がアウトソーシングを決めたもう一つの大きな理由です。

6カ月の立ち上げ期間が選定の決め手

株式会社GOOD PLACE大内 麻友

大内
アウトソーシング事業を行っている会社は多くありますが、なぜ当社を選んでいただいたのでしょうか。

米谷様
3社ほどにお声がけし、各社からご提案をいただいて比較検討しました。その中でGOOD PLACEさんを選んだ理由は、予算に合った金額感だったこともありますが、初回は6カ月というトライアルを兼ねた短期契約が可能だったことが大きいですね。6カ月の立ち上げ期間中は、コロナ禍で社員は在宅ワーク中心だったので、業務を把握することも大変だったと思うのですが、そのような状況でも頻繁かつ的確にコミュニケーションをとりキャッチアップしていただきました。当社の業務を整理してわかりやすいマニュアルを作成し、積極的に業務改善の提案もいただきました。非常に高い満足度が得られたので、ぜひ継続させてほしいとお願いして、契約継続に至りました。

大内
ありがとうございます。日々の業務改善をはじめ、本社移転といった大きい取り組みにお力添えできて私たちも嬉しいです。GOOD PLACEはファシリティに強みを持つアウトソーシング会社なので、オフィス移転の経験が豊富であった点もお役に立ったのではないかと思っています。

米谷様
新オフィスの利用マニュアルや移転後の固定資産棚卸の実査などもフロー構築から支援していただきましたね。旧オフィスの時に総務関連業務をマニュアル化していただいて、移転と同時にGOOD PLACEさんを窓口とした総務業務のオペレーション体制を確立したいと思っていたのですが、そちらも予定通りに実現することができました。

現在は、サポートカウンターのお二人に多岐にわたって業務をお任せしています。総務業務に携わっていた当社社員は9名から5名になり、その5名も総務の対応業務、処理業務が大幅に減ったことで今では、全員他の業務を兼務しています。私は広報を担当していますし、IT担当としてDXを推進しているメンバーもいます。その点では、アウトソーシングの目的として挙げた経営方針に則したチャレンジ・成長も叶っているといえますね。

実際の業務の様子

総務以外のさまざまな部門の業務も代行

大内
2年ほど前から、経営企画部以外の部門からも業務をご依頼いただけるようになりました。御社の事業をサポートする範囲が増えたことでサポートカウンターが御社内で機能している実感が一層強くなり、大変やりがいを感じています。

米谷様
GOOD PLACEさんにお任せしてから4年ほどが経ち、多くの業務改善をしていただき、さまざまな業務がスムーズになったことで業務量に対する工数を大幅に減らすことができました。当社の社員もとてもサポートカウンターを頼っていて、何か困りごとがあればまず相談に行くという習慣ができています。今、少なくとも週に20件は社員からの問い合わせに対応していただいているのではないでしょうか？そうした積み重ねが、社内全体の業務効率化にとても役立っていると思います。

大内
毎月どのような業務をどのくらい行ったか月次レポートを作成して業務を見える化し、常に改善を行って業務整理を進めてきました。この見える化や改善も私たちの強みといえます。いくつかの工数を圧縮できたことで業務フローが安定し、毎月少しずつ余裕が出てきたので、追加の業務は何かございませんか？とこちらからご提案して、当初受託していた総務業務以外も支援することになりました。

月次報告書のイメージ

米谷様
GOOD PLACEさんから、「工数に余裕が出てきたのでもっと多くの業務を受託できます」といった提案をいただいたんですよね。
それなら、経営企画部だけがサポートカウンターを抱えているのはもったいないということで、他の部門に「サポートカウンターにお任せしたい業務があれば申告してください」と声がけしたんです。そうしたところ、各部門からたくさんの依頼があり、この2年でかなり業務内容を増やしていただきました。たとえば、備品管理や棚卸、立替精算の起票、健康診断キットや各種お知らせの配布などですね。

サポートカウンターに業務をお願いするにあたって、各部門の中で属人化していた業務を整理するキッカケにもなったので、更なる業務効率の向上に結びついたと実感しています。また他部への展開をきっかけにサポートカウンターの社内での認知も進んだように思います。

支援内容のイメージ

思い返してみると、GOOD PLACEさんに「この業務もお任せできますか？」とお願いしたことに対して、お断りされた記憶がないんですね。そういった対応力の高さや柔軟性には驚いています。また、皆さんプロフェッショナルとして仕事のクオリティが非常に高いので安心して業務を任せられますね。

サポートカウンターでの業務の様子

大内
現在、私たちスーパーバイザーが週に１回伺って経営企画部の方たちとミーティングをしていますが、こういったサポート体制や支援内容についてはいかがでしょうか。

米谷様
常駐の方たちをきちんとサポートしてくださっているスーパーバイザーがいることは、すごく安心感に繋がっています。また、週次のミーティングでも「他社さんではこのようなことをして、こういった業務改善をしていますよ」と、他社事例も踏まえてたくさんの業務改善提案をしてくださるので、非常に助かっています。名刺管理サービスの導入の際にも、GOOD PLACEさんで使われているということで、効果的な使い方のノウハウを教えていただきました。最初に契約した業務範囲だけでなく、いろんな困りごとに気づいて常に提案してくれるのはとてもいいなと思います。

大内
ありがとうございます。御社のパートナーとして伴走していけることが私たちの理想の姿でもあります。御社の成長・拡大に寄与できるよう、もっと私たちを頼っていただけると嬉しいです！ 最後に、GOOD PLACEに対してご要望があればお聞かせください。

米谷様
今でもすごく助かっているのですが、GOOD PLACEさんにお願いすることによって当社の生産性が向上するような業務は、まだまだたくさん社内に眠っていると思っています。引き続き私たちも社内に問いかけ、そうした業務を探していきたいと思いますし、GOOD PLACEさんにもたくさんご提案いただけることを期待しています。

左から、株式会社GOOD PLACE 大内、三井石油開発株式会社 米谷様、新田様、株式会社GOOD PLACE 五木田、村越

（撮影：小田 駿一　取材・文：嶺 竜一）

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