バックオフィスの課題を解決！アウトソーシングの流れと委託先の選び方

バックオフィス業務の負担を軽減し、業務効率を向上させるためには、アウトソーシングの導入が注目されています。適切な委託先を見つけることで、バックオフィス部門の業務効率化と負担軽減を実現できるでしょう。

本記事では、バックオフィス業務のよくある課題と、バックオフィス業務のアウトソーシングをするメリット・デメリットのほか、アウトソーシングの流れなどについて解説。委託先を選ぶ際のポイントもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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1. アウトソーシングサービスとは自社の業務の一部を外部に委託すること

アウトソーシングとは、自社で行っている経理や人事労務といった業務の一部を外部に委託することです。
当社が2024年8月に実施した調査によると、企業がアウトソーシングサービスを利用する目的は、「人手不足解消のため」が56.2％で最多でした。次いで、「単純作業を依頼し、コア業務へ集中するため」が45.9％で2位、「繁忙期の一時的なサポートのため」と「専門スキルの不足を補うため」が42.5％で同率3位となっています。

バックオフィスの業務には、経営戦略の策定や人事評価といった企業の中核を担う重要業務から、請求書作成やデータ入力などの定型業務まで、さまざまな業務が含まれます。特に、経営戦略や人事評価などの意思決定に関わる業務は、外部委託が困難です。一方で、請求書発行など一定のルールにもとづいて行う業務は、アウトソーシングを活用することで業務効率の向上が期待できます。

現在では、業種や企業規模を問わず、スタートアップといった従業員が比較的少ない企業のほか、大手企業でもバックオフィス業務のアウトソーシングサービスを利用しています。

参考:株式会社GOOD PLACE「約3割のバックオフィス業務担当者が業務のアウトソーシングサービスを利用していると回答！」（2024年11月）

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2. バックオフィス業務のよくある課題4選

アウトソーシングによって解決が見込めるバックオフィス業務のよくある課題は、主に下記の4つです。社内に下記のような課題がある場合には、バックオフィス業務のアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。

2-1. 業務の属人化が起きやすい

バックオフィス業務は、専門知識や経験が求められることが多いため、特定の担当者に業務が集中しやすいという課題があります。そのため、担当者が異動や退職をした場合、引き継ぎがスムーズに進まず、業務が停滞するリスクがあります。専門性の高い業務や煩雑な作業は、アウトソーシングを活用することでリスクを軽減可能です。

2-2. 人手が足りない

バックオフィス業務は業務範囲が広く、多岐にわたります。これにより、結果として少人数で多くの業務をこなすことになりやすいのは、バックオフィス業務のよくある課題といえるでしょう。定型業務を外部委託することで、既存の社内リソースをより戦略的な業務に集中できます。

2-3. 社内の問い合わせが多い

バックオフィス業務の担当者は、従業員からの多岐にわたる問い合わせに日々対応しています。問い合わせの内容は、福利厚生に関することや社内施設の使用方法、社内手続きの確認などさまざまです。
また、オフィスが移転したり、従業員が増えたりすると、問い合わせの件数も増加しやすく、対応に多くの時間を要することも少なくありません。バックオフィス業務のアウトソーシングは、こうした課題を解決する有効な手段です。

2-4. 業務の可視化や改善がしにくい

業務の可視化や改善がしにくいことも、バックオフィス業務のよくある課題です。バックオフィス業務の担当者は、日々の業務遂行を優先しているため、業務フローの見直しや業務改善の機会が後回しになりがちです。また、バックオフィス業務は企業運営を支える重要な役割を担っているものの、売上に直結しないため、社内での評価獲得が難しい側面もあります。

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3. アウトソーシングで効率化できる主なバックオフィス業務

バックオフィス業務には多くの種類がありますが、専門知識や企業内部の情報を取り扱う業務など、アウトソーシングが難しい業務も存在します。アウトソーシングができるバックオフィス業務は、主に下記の5つです。

3-1. 総務

総務部門の業務は、社内環境の整備や各種手続きの管理など多岐にわたります。例えば、郵便物の発送、備品管理、オフィス清掃、受付業務などの業務は、アウトソーシングが可能です。前述のとおり、バックオフィス業務は幅広く、属人化しやすいことから効率化なども困難ですが、アウトソーシングをすれば委託先に業務マニュアルや月次レポートの作成を依頼できるため、業務の標準化や効率化が図れます。

3-2. ファシリティマネジメント

オフィス運営に関するファシリティマネジメント業務も、アウトソーシングが可能です。ファシリティマネジメントとは、土地・建物・設備・備品といったファシリティ（固定資産）を管理し、最適化を図る業務です。
ファシリティマネジメントをアウトソーシングすれば、資産管理の観点からオフィスの移転やレイアウト変更などもサポートしてもらえるため、中長期的な視点でのコスト削減や、従業員の働きやすい環境づくりにも貢献できるでしょう。

3-3. 営業事務

営業活動をサポートする資料作成やデータ入力業務などは、アウトソーシングの対象となります。こうした業務は営業部門の担当者が行うケースも多いですが、アウトソーシングすることにより、営業チームが顧客対応や戦略立案といった営業活動に専念できるようになります。

3-4. 経理

伝票処理や振込準備、予算実績管理表の作成など、一定の専門性が求められる経理業務も、アウトソーシングが可能です。専門的なスキルを持つ委託先に依頼すれば、正確かつ効率的に対応してくれるでしょう。

3-5. 人事・労務

従業員の勤怠管理、入退社に伴う従業員情報の登録、給与計算といった人事・労務業務は、アウトソーシングすることができます。外部のプロフェッショナルに委託することで、正確性も向上します。

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4. バックオフィス業務をアウトソーシングするメリット

バックオフィス業務をアウトソーシングすることには、業務効率化やコスト面でさまざまなメリットがあります。企業がアウトソーシングを導入する主な理由を3つご紹介します。

4-1. バックオフィスの業務を高品質に実行できる

バックオフィス業務をアウトソーシングすることで、業務の精度や品質を向上させることが可能です。アウトソーシングサービスを提供している企業には、高い専門性を強みとしている会社が少なくありません。経験豊富な企業に依頼することで、専門知識が必要な業務や、社内に十分なリソースがない場合にも対応してもらえます。ミスの発生を防ぎ、業務の精度を向上させることも可能です。

4-2. 採用・教育・管理にかかるコストを削減できる

人材の採用・教育・管理にかかるコストを削減できることも、バックオフィス業務をアウトソーシングするメリットです。従業員を新たに採用し、業務を習得してもらうには、時間や費用がかかります。こうした業務をアウトソーシングすれば、専門的なスキルを持つ人材を効率的に獲得でき、コストを大幅に削減できます。
また、アウトソーシングをすると、業務の指揮や管理は委託先の企業が行うため、社内でのマネジメントの負担も軽減可能です。

4-3. 重要な業務に集中できる

アウトソーシングによってルーティン業務や定型業務を外部に委託することで、従業員がみずから判断したり企画したりするべきコア業務に専念しやすくなります。
コア業務への集中は、事業の推進や成長に深く関わります。アウトソーシングサービスを利用することで業務の優先順位を最適化し、事業の推進力も向上可能です。

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5. バックオフィス業務をアウトソーシングするデメリット

アウトソーシングには多くのメリットがありますが、同時にいくつかの注意点やデメリットも存在します。事前にデメリットを把握し、適切な対策を講じることで、リスクを最小限に抑えることができます。

5-1. 社内に知見を蓄積しにくい

バックオフィス業務のアウトソーシングは、業務のノウハウが社内に蓄積されにくくなる点がデメリットです。そのため、アウトソーシングを中止すると、業務プロセスの再構築や品質を維持する仕組みづくりがしにくくなる可能性があります。委託業務の定期的な報告会の実施、業務マニュアルや手順書の共有などにより、社内に業務知識を蓄積可能です。

5-2. 情報漏洩のリスクがある

経理データや従業員情報などの機密情報を外部業者に提供する場合は、情報漏洩のリスクが伴います。情報漏洩を防ぐには、Pマークを取得している企業を委託先として選ぶだけでなく、秘密保持契約の締結や、自社システムへのアクセス制限の設定といった対策をとることが大切です。

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6. バックオフィス業務のアウトソーシングの流れ

アウトソーシングを利用する際は、事前準備から運用開始後の改善までを計画的に進めることが大切です。バックオフィス業務のアウトソーシングの、一般的な流れを解説します。

6-1. 委託する業務を整理する

バックオフィス業務のアウトソーシングを行う際は、最初に委託する業務を整理します。委託したい業務をリストアップし、重要度などに応じて優先順位を付けましょう。業務の洗い出しと優先順位を適切に付けることが、アウトソーシングを効果的に行うカギです。現状の業務プロセスや課題点も整理しておくと、委託先選定の際に役立ちます。

6-2. 委託先を決める

委託したい業務を整理し、優先順位を付けたら、実際に依頼する委託先を選定します。アウトソーシングサービスを提供する企業にはさまざまなタイプがあり、得意分野もそれぞれ異なります。委託したい業務の内容やボリューム、予算などを考慮し、安心して委託できる企業を選びましょう。複数の業者から見積もりを取り、比較検討することも重要です。

6-3. アウトソーシングを開始する

委託先を決めたら、委託する業務の内容や運用ルール、コミュニケーション方法、責任範囲などを明確に合意し、契約を締結します。契約締結後、情報共有体制やコミュニケーション方法、業務プロセス、エスカレーションフローなどを双方で確認し、アウトソーシング開始に向けた準備が完了したら、アウトソーシングを開始します。

6-4. 継続的に改善する

バックオフィス業務のアウトソーシングは、委託したら終わりではありません。委託した業務が問題なく遂行されているか、週次や月次などの頻度で報告してもらうことをおすすめします。定期的に確認を行い、成果と照らし合わせながら、契約内容の見直しや更新をしましょう。
ただ委託するだけでなく、継続的なチェックとフォローアップを行うことが、より良い成果を生む上で大切です。

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7. バックオフィス業務の委託先を選ぶ際のポイント

バックオフィス業務の委託先を選ぶ際には、いくつかのポイントを押さえることが大切です。信頼できるパートナーを選定することで、業務効率を高め、リスクを減らすことができます。

7-1. 専門性の高さを確認する

専門性の高さは、バックオフィス業務の委託先を選ぶ際の重要なポイントです。総務やファシリティマネジメント、営業事務、経理、人事・労務、法務といったバックオフィス業務には、一定の専門知識が求められます。
専門知識や実績が不足している企業に委託すると、期待する成果を得られない可能性があります。

7-2. 対応範囲の広さを確認する

バックオフィス業務の委託先を選ぶ際は、対応範囲の広さも確認することが大切です。委託先の対応範囲が広いと、委託したい業務が多岐にわたる場合でも、複数に振り分けることなく一括で委託できます。一括で委託すれば、部門をまたいだ柔軟な対応を期待できるでしょう。将来的な業務拡大も見据えて、幅広い業務に対応できる業者を選ぶことがおすすめです。ワンストップで対応できる業者であれば、窓口も一元化できます。

7-3. セキュリティ対策が徹底された企業を選ぶ

バックオフィス業務には機密性の高い情報が含まれるため、委託する際はセキュリティ対策が徹底されている企業を選ぶ必要があります。アウトソーシングサービスをオンラインで利用する場合でも、強固なセキュリティ対策を施している企業を選べば、情報漏洩などのリスクを最小限に抑えることができます。情報管理体制や従業員の教育体制なども確認しましょう。

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8. バックオフィス業務のアウトソーシングを成功させ、ビジネス成長を加速！

バックオフィス業務のアウトソーシングは、業務効率化やコスト削減を実現し、企業の成長を後押しする強力な手段です。戦略的に活用することで、人材や時間をコア業務に集中させ、企業の競争力を高めることができます。ただし、委託先の選定や運用の仕組みづくりを適切に行わなければ、思わぬリスクが生じる可能性もあります。

そのため、バックオフィス業務をアウトソーシングする際は、委託したい業務を問題なく遂行してくれるだけでなく、セキュリティ対策を徹底している企業を選ぶことが大切です。実績や専門性なども考慮し、自社のニーズに合った最適なパートナーを選びましょう。アウトソーシングを成功させ、ビジネス成長を加速する力にしてください。

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