オフィス移転のスケジュールと進め方｜準備から移転後まで全工程を解説

オフィス移転は、そう何度も経験するものではないため、どう進めたら良いか分からない方が多いのではないでしょうか。しかし、タイミングやフェーズごとのタスク、成功のポイントを押さえておけば、規模の大きな移転でもスムーズに進められます。それだけではなく、自社や時代に合った働き方の実現や会社の成長につながるなど、オフィス移転には多くのメリットがあります。

この記事では、移転を成功させるための具体的なスケジュールと、実際に現場で使える実践的なノウハウをお伝えします。

1. オフィス移転のスケジュール目安は10カ月

オフィス移転は思い立ってすぐにできるものではありません。物件選定や設計、各種手続きといった複数の過程が密接に絡み合って進行するため、一般的に約10カ月の準備期間が必要とされています。特に移転規模が大きい場合や、コンセプトの実現などを重視したい計画の場合は、1〜2年を見込むケースもあります。

1-1.オフィス移転は「引っ越し」ではなく「経営課題解決プロジェクト」

なぜこれほどの期間が必要なのでしょうか。理由は、オフィス移転が単なる引っ越し作業ではなく、企業の成長戦略や働き方改革と直結するプロジェクトだからです。

どのような働き方を実現したいのか、どんな機能や面積が必要なのかといった条件整理を曖昧にしたまま進めてしまうと、後工程での手戻りや、理想と現実のギャップが生まれるリスクがあります。

移転はスペースの最適化だけでなく、経営方針や組織の方向性を空間で表現する経営戦略の一環です。その認識をもって取り組みましょう。

1-2.現オフィスの契約内容や手続きにも注意

移転を検討する際は、現オフィスの解約通知や原状回復工事など、法的な手続きにも注意が必要です。多くの賃貸契約では解約予告期間は6カ月前と定められており、このタイミングを逃すと二重家賃の発生といったコストロスにつながります。

原状回復工事の所要期間は、面積や工事範囲によって数週間から1カ月以上まで幅があります。退去予定の2〜3カ月前には専門会社へ調査を依頼し、自社の契約条件に合った工期を把握しておくのが理想的です。こうしたスケジュールも踏まえ、逆算で進行計画を立てることが大切です。

1-3.来年度のオフィス移転なら、行動のタイミングはまさに今

下図はオフィス移転の全体スケジュールを示したものです。
どのフェーズで何を決め、どこまで進めておくべきかを整理しておくと、プロジェクト全体の見通しが立てやすくなります。

十分な準備期間を確保することで、検討の幅が広がり、将来の働き方や組織拡大にも柔軟に対応できるオフィス構築が可能になります。一方で準備期間を確保せずに進めると、働きにくいオフィスになってしまったり、想定外の費用が発生したりするリスクが高まります。

オフィス移転を成功させる第一歩は、思い立ったらすぐ動くこと。来年度の移転を検討しているなら、今まさに着手すべきタイミングです。スケジュール策定から目的整理、現状調査まで、早期の準備がその後のスムーズな進行と成功確度を大きく左右します。

2. オフィス移転6カ月前までのスケジュール：基本計画

基本計画で行うことは大きく7つあります。ここでの検討が不十分だと、後の工程で不具合が発生したり、移転がスムーズに進まなかったりする原因になるため、時間をかけて慎重に進めましょう。

2-1. 「オフィス移転で何を達成したいのか」を明確にする

オフィス移転を進めるうえで最初に大切なのは、移転目的をはっきりさせることです。目的があいまいなまま進めると、物件選びやレイアウト設計などすべての判断がブレてしまいます。

よくある移転のきっかけと、同時に考えておくべき視点の一例を挙げます。表面的な理由にとどまらず、なぜそれが必要なのか、本当に移転で解決する必要があるのかまで掘り下げて検討しましょう。

移転のきっかけ	同時に考えるべき視点
手狭になった・人員が増えた	本当に面積不足なのか、レイアウト変更や使い方の見直しで解決できないか
企業イメージを刷新したい	どんな企業イメージを打ち出したいのか
働き方を変えたい	具体的にどんな課題があるのか
コストを見直したい	初期費用を含めた総コストで本当に削減できるか

こうした目的を具体的な言葉で整理しておくと軸が定まり、物件選びやレイアウトの判断にブレがなくなります。移転後の効果測定も行いやすくなり、プロジェクト全体の成功を評価しやすくなるでしょう。

自社だけで移転理由を整理するのは難しいものです。そこで役立つのが、移転の上流工程からサポートしてくれる専門会社の存在です。株式会社GOOD PLACEでは、移転目的を明確化するためのヒアリングやワークショップからスタートし、経営層・従業員双方の視点を踏まえた移転プランを提案しています。

オフィス移転のメリットや目的の整理について詳しくはオフィス移転のメリットに関する記事もご覧ください。

2-2. オフィスのコンセプトを決める

オフィス移転を成功させるには、コンセプトを明確にすることが欠かせません。ここでいうコンセプトとは、新しいオフィスをどんな場所にしたいのかという方向性や設計の軸のことです。

コンセプトを決めることでレイアウトや什器、設備の選定など、あらゆる判断に一貫性が生まれます。逆に、コンセプトがないまま進めると、要素ごとにバラバラな選択になり、完成後にちぐはぐなオフィスになってしまうことも少なくありません。

まず自社の立ち位置を整理しましょう。スタートアップなのか成長期なのか安定期なのか。営業中心か開発やクリエイティブが中心か。3年後・5年後を見据える視点も考えておくと、組織規模や働き方の変化に柔軟に対応できる設計につながります。

次に、現状の課題を移転で解決すべき具体的なテーマとして整理しましょう。課題を具体的な空間改善の方向性に変換することで、コンセプトがより現実的で実践的なものになります。

現状の課題	空間改善の方向性
集中できる場所がない	静音性の高い集中エリアを設ける
部門間の交流が少ない	偶発的な会話を生む共用スペースを設計する
来客対応が不便	会議室をエントランス近くに設け動線を短縮する

 

コンセプトを設計に落とし込む手順についてはオフィス設計の具体的な手順とポイントで詳しく解説しています。

2-3. 現実的な予算を設定する

オフィス移転で気になるのは、やはり予算です。内装工事や什器、IT設備、原状回復など、費用項目は想像以上に多く、思いもよらない支出が発生する可能性もあります。

まずは不動産会社、オフィスデザイン会社、原状回復専門会社、引っ越し会社など、複数の専門会社から概算見積もりを取得して費用感をしっかりと把握しましょう。

見積もりを取ることで、コントロール可能な費用とコントロールが難しい費用が明確になります。自社の移転目的やコンセプトと照らし合わせることで、投資を集中させる部分とコストを抑える部分の優先順位を判断しやすくなります。

想定外の支出に備えて全体の10〜20％を予備費として確保しておくと安心です。

詳しい費用内訳やコストコントロールのポイントは、オフィス移転費用の目安は？コストを抑えるコツまで徹底解説！で解説しています。

2-4. 現在のオフィスの利用状況を正確に把握する

移転を成功させるには、まず現状を客観的に把握することが欠かせません。「なんとなく手狭だから」ではなく、データに基づいて判断することで、本当に必要なオフィス機能が見えてきます。

項目	確認内容	ポイント
座席・エリアの利用状況	在席率、固定席・フリー席の稼働率、会議室の利用頻度	活用しきれていない空間・足りない空間を見極め、席数やエリア配分を検討
設備・什器の状態	コピー機・空調・照明の稼働年数、デスク・チェアの劣化状況	買い替えが必要な設備・再利用可能な什器を整理しコスト計画の精度を上げる
書類・備品の棚卸し	紙資料の保管量、法定保存書類と不要書類の仕分け	電子化や備品削減で新オフィスの収納計画・面積設計を最適化
データの活用	入退室ログや座席予約システムの履歴、在席率調査	感覚ではなく実測データで稼働状況を把握し根拠ある設計判断へ
繁忙期・閑散期の差	時期別の出社率、会議数、季節要因による利用変動	一時的な混雑や空きに引きずられないよう波を把握する

社内だけで利用状況を分析しようとすると、見慣れた環境に目が慣れてしまい、課題を見落とすことがあります。外部の専門家に調査を依頼すると、自社では気づかなかった空間の使い方や改善余地が浮かび上がるケースは少なくありません。

2-5. 内見して物件を比較検討する

物件選びは移転の成否を左右する大きな要素のひとつです。理想のオフィスを見つけるには、条件整理とポイントを押さえた内見が欠かせません。

まずは現在のオフィスの利用状況も踏まえて絶対に外せない条件をリスト化しましょう。アクセス、必要面積、電気容量、耐震性能など、業務に直結する要素を明確にするのがポイントです。特に電気容量は見落としがちですが、IT機器が多い現代では見過ごせません。

物件の候補は必ず複数比較しましょう。立地・賃料・築年数・設備を一覧化すると判断がしやすくなります。移転目的やコンセプトを総合的に判断して物件を選ぶことが大切です。

内見では、図面だけでは分からない動線や日当たり、共用部の使い勝手を実際に確認しましょう。エントランスやエレベーターホール、トイレ、来客スペースなどは従業員や来訪者が日常的に利用するため、快適性や利便性を重視してチェックしてください。空調・電力などのインフラ面の整備状況も見落とせません。

周辺環境として飲食店・コンビニ・ATMなども、従業員の働きやすさや満足度に影響します。見た目の良さだけでなく、働く環境としての実用性を重視して選ぶことがポイントです。

2-6. 移転スケジュールを確定する

スケジュールは逆算で作るのが基本です。ゴールから逆算して考えることで、無理のない現実的な計画が立てられます。

まず、物件確定日、設計完了、工事着手、引っ越し日、原状回復工事といった主要マイルストーンを専門会社のアドバイスを参考にしながら決めましょう。これらは互いに密接に関連しているため、一つが遅れると全体に影響が出てしまいます。

スムーズにスケジュールを進行させるには、スケジュール表などでタスクと担当を可視化することが有効です。定期的な進捗確認とリカバリー策の準備も忘れてはいけません。予定どおりに進まない場合、タスクを見直して順序を入れ替えるなど、柔軟に対応できる体制を構えておきましょう。

2-7. 早めに解約通知をする

現オフィスの解約には法律・契約上の制約があるため、確認が不十分だと二重家賃が一定期間発生する可能性があります。

ただし、これは必ず起こるわけではありません。解約予告時期の調整や賃料発生日の交渉、原状回復工事スケジュールの調整などで重複期間を最小限に抑えることが可能です。

契約書の解約予告期間、明渡し要件、賃料開始日などの条項を精査し、理想的なタイミングを逆算して通知を出すことがコストを抑える鍵になります。原状回復の範囲や保証金の返還条件は貸主と事前に調整しておくことが欠かせません。具体的な作業内容を書面で確認しておきましょう。

3. オフィス移転5カ月前までのスケジュール：設計・工事準備

オフィス移転5カ月前はゾーニングやレイアウト決定、什器選定、工事の選定など実行計画を固める段階です。設計案を複数比較し、機能性やコスト、導入後の保守性を総合評価して決定します。

工事はA工事、B工事、C工事に分かれており、費用負担者や工事会社を選定できるかどうかが異なるため、それぞれの工事範囲とスケジュールを把握しておく必要があります。

3-1. 部門ごとの配置を考えてゾーニングする

ゾーニングはオフィス設計の根幹となる工程です。集中作業エリア、連携エリア、会議室、来客スペース、バックヤードといった空間の役割分担に加えて、それぞれの大きさの割合や配置を決めることで、その後の設計がスムーズに進みます。

• 集中作業エリア

経理や法務など、じっくりと書類作成や確認業務に集中する部門向け。静かで人の出入りが少ない場所がベター。

• 連携エリア

営業や企画など、打ち合わせや相談が頻繁に発生する部門向け。隣同士に配置しておくと、声をかけやすくコミュニケーションも活発に。

• 会議室

部署間の打ち合わせや来客対応用。執務エリアやエントランスからの動線を短くすることで、移動の手間を減らし、利用しやすい配置に。

• 来客スペース

重要顧客向けなら、エントランスから直接アクセスできる場所に。作業エリアが見えないよう配置すると落ち着いた印象に。

• バックヤード

コピー機や書類保管など。アクセスしやすく、業務の妨げにならない位置に配置。

部門間のコミュニケーション頻度を考慮し、やり取りが多い部署は近くに置くと効率的です。将来的な組織変更や座席移動を見越し、間仕切りの変更が簡単なレイアウトにしておくと柔軟に対応できます。

什器や設備もゾーニングに合わせて配置しましょう。集中作業エリアには個人用デスクや静音チェア、連携エリアには大きなテーブルやホワイトボードを設置し、電源も事前に想定しておくと工事がスムーズです。通路の幅や光の入り方、視線の抜けなどを考慮することで、従業員が快適に働けるオフィスになります。

3-2. 実際の業務動線を考えてレイアウトを決める

レイアウト設計では、ゾーニングで決めた大まかな区分を実際の座席や設備の配置に落とし込んでいきます。設計図面だけで判断せず、3Dレイアウトソフトで作成したCGパースや俯瞰図を使って、実際の業務動線や視界、距離感を多角的に検証することが大切です。

通路幅は消防法の基準だけでなく、日常のすれ違いや荷物運搬も考えてゆとりを持たせましょう。特に複合機や給湯室前など滞留しやすい場所は広めに確保します。

座席配置は業務内容に応じて調整し、集中作業部門は個人スペース重視、チーム連携部門は顔を合わせやすい配置にします。フリーアドレス導入時は荷物収納スペースも忘れず確保しましょう。フリーアドレスの設計ポイントについてはフリーアドレスに関する記事も参考になります。動線はシンプルで分かりやすく、新入社員や来客者が迷わずに目的地にたどり着ける直感的な設計にすることが欠かせません。オフィスレイアウトの考え方について詳しくはオフィスレイアウトの記事をご覧ください。

3-3. 快適で効率的に利用できる什器や設備を選ぶ

什器や設備を選ぶときは、見た目だけでなく機能性・耐久性・従業員の満足度を総合的に考えることが大切です。

デスクやチェアは業務スタイルに合わせて選び、長時間作業が多い場合はエルゴノミクス設計の製品がおすすめです。エルゴノミクスとは、人間の身体の構造や姿勢、動きの特性に基づいて製品や環境を設計するという考え方で、疲労を軽減し集中力や生産性を高めることを目的としています。

長期的なコストを抑えるには、初期費用だけでなく耐久性や保守性も重視し、メーカー保証や修理体制もチェックします。可能であれば従業員にサンプルを試用してもらいフィードバックを集めると満足度向上につながります。

3-4. 自社で行う範囲の工事の専門会社を手配する

オフィス工事はA工事・B工事・C工事の3種類に分けられます。ただし、ビルごとに取り決めが異なるため事前に契約を確認しましょう。

工事区分	概要	費用負担・注意点
A工事	建物の構造や共用部分に影響する工事。ビルオーナー・管理会社が責任を持つ。	早めにビル管理者と協議し、可否・条件・費用負担を確認
B工事	専有部分の内装工事。費用はテナント負担だが、ビル指定の専門会社が施工を担当。	依頼先が指定されるため費用やスケジュールの交渉をしっかり行う
C工事	テナントが自由に依頼先を選べる工事。什器設置やLAN配線など。	複数見積もりを取り、実績・保証内容を比較して選定

工事期間中は、作業時間の制限、騒音対策、資材搬入経路など、ビルのルールを事前に確認して、安全管理や近隣対応も忘れずに行うことが大切です。

3-5. 早めに原状回復工事会社へ調査依頼する

原状回復工事は、オフィス移転で忘れてはいけないステップです。契約時の状態に戻す作業なので、契約違反リスクの回避や工期確保のためにも早めの準備が肝心です。

まず賃貸契約書の原状回復条項を確認し、必要な工事範囲や指定の専門会社、施工基準を把握しましょう。契約によっては、内装や間仕切り、照明・空調設備まで取り外すスケルトン戻しが必要な場合もあります。通常の原状回復よりも工期・費用が大きく膨らむため、早期に確認しておきましょう。

現地調査で工事内容や費用を明確にし、複数の専門会社から見積もりを取ることで費用感や工期を把握できます。工事完了後は貸主との立会い検査があるため、事前に範囲を合意し確認事項を明確にしておきましょう。

4. オフィス移転1カ月前までのスケジュール：工事の最終確認と引っ越し準備

移転の1カ月前までは、プロジェクトの総仕上げに向けた最終調整期間です。工事の品質チェック、IT環境の移設計画、引っ越し会社との最終調整、名刺やホームページの住所変更手続きなど、多岐にわたるタスクを並行して進める必要があります。

移転日が近づくにつれて細かい要望や変更依頼が増える傾向がありますが、大幅な変更は避け、必要最小限の調整に留めることが成功の鍵です。

4-1. 施工内容を最終チェックする

オフィス移転前の最終ステップとして欠かせないのが施工内容のチェックです。図面や契約通りに仕上がっているか、法規を遵守しているかをこの段階でしっかりと確認しておかないと、引き渡し後にトラブルへつながる恐れがあります。

チェック項目	内容	ポイント
寸法・仕上がりの確認	内装や間仕切りが設計図通りか実測値と照合	什器配置に影響するズレは早めに調整を依頼
設備の動作テスト	電気・空調・照明が安全かつ安定して稼働するか	明るさ・効き具合・安定性まで実使用を想定してチェック
最終引き渡し前の確認	引き渡し仕様を文書化し、問題点・メンテナンス注意点を記録	保証書・取扱説明書の受け取りも忘れずに

4-2. 従業員向けに移転説明会を行う

オフィス移転は従業員にとって大きな変化です。だからこそ、丁寧な説明会の実施が欠かせません。働き方や座席変更、通勤経路の変更、新しいセキュリティルールなど、日常業務に関わるすべての変更点を分かりやすく社内に周知しましょう。

◼︎共有すべき主な項目
・新オフィスのレイアウト
・コンセプト
・引っ越しのスケジュールや従業員にお願いしたいこと
・廃棄物の処理方法
・働き方やルールの変更点
・新オフィス運用マニュアル
・よくある質問への対応

説明会は録画して共有しておくと、当日参加できない従業員や後から入社する従業員にも役立ちます。資料は社内ポータルに掲載して、いつでも確認できるようにしましょう。

4-3. 引っ越し当日のために社内の最終調整を行う

オフィスの引っ越し準備は、想像以上に複雑で時間がかかります。部署ごとに荷物の分類や廃棄物の選別、梱包ルールを統一して進める必要があり、全社的な協力が欠かせません。

項目	内容	ポイント
荷物の仕分け・整理	持参・廃棄・一時保管に分類	新オフィスに必要なものだけを持ち込む
重要書類・サーバー機器の移設	専門会社に依頼しバックアップ・管理を徹底	業務中断のリスクを最小化
セキュリティ移行	鍵・アクセスカード・ログイン権限の切り替え	移転当日からスムーズに業務開始できる環境を整える

引っ越し直前は、大小さまざまなタスクが同時並行で発生します。
「いつ・誰が・何をやるのか」を明確にしたチェックリストを作り、全社で共有しておくと安心です。事前準備を丁寧に行えば、移転当日も落ち着いて業務を移行でき、新オフィスでの立ち上がりをスムーズに進められます。

4-4. 各種届出の提出期間を確認しておく

オフィス移転では各種届出や住所変更の手続きを期限内に確実に行うことが欠かせません。特に法的に義務づけられているものは優先して進めましょう。

移転前に行うべき主な手続き

手続き先	内容	提出期限・注意点	ダウンロード・参考リンク
消防署	・防火管理者（防災管理者）解任届出書 ・消防計画変更（廃止）届出書 ・防火対象物使用廃止（停止）届出書 ・消防用設備点検報告（必要な場合）	・明確な法定期限はないが、退去までに手続きを完了するのが望ましい ・退去スケジュールに合わせて早めに提出 ・使用停止・解体の7日前まで（地域により差あり） ・地域により運用が異なるため所轄に相談	・防火・防災管理者選任（解任）届出書（東京消防庁 例） ・防火対象物点検結果報告書
移転前の所轄郵便局	・郵便物転送サービスの申請 ・旧住所宛郵便物の転送開始手続き	移転2〜3週間前に申請を開始するのが望ましい。	転居・転送サービス（日本郵便）
法務局	法人登記関連書類（取締役会議事録・株主総会議事録など）を準備	移転当日までに ※法人登記の申請期限に間に合うように	株式会社本店移転登記申請書
インターネット回線・通信契約先	・新オフィスの回線開設 ・既存回線移設 ・電話番号変更等	回線開設は「移転1カ月程度前から」準備した方が安心。	各通信事業者公式サイトで申し込みページ・案内参照
電気・ガス会社、水道局	各種ライフラインの切り替え	移転1カ月前（会社によって異なるので注意）	各会社のWeb申請フォーム

移転後に速やかに行うべき手続き

手続き先	内容	提出期限・注意点	ダウンロード・参考リンク
都道府県税事務所	本社所在地変更に伴う法人事業税・法人住民税などの異動届出	通常移転後2週間以内が目安。エリアによって異なります。	各都道府県税事務所の公式サイト参照
消防署	・防火対象物使用開始届出書 ・消防計画作成（変更）届出書 ・防火管理者（防災管理者）選任届出書 ・防火対象物工事等計画届出書 ・消防設備点検報告・適合確認	・使用開始の7日前まで（原則）。自治体により異なる ・原則：使用開始（入居）7日前まで ・原則：使用開始日までに提出 ・工事着手の7日前まで ・竣工・入居スケジュールに応じて要相談	・防火対象物使用開始届出書 ・消防計画作成（変更）届出書＆防火管理者選任（解任）届出書 ・防火対象物工事等計画届出書
法務局	本店所在地が変わった場合に「本店移転登記」を申請	移転後速やかに。移転日から14日以内が法定期限。	株式会社本店移転登記申請書（PDF） 商業・法人登記の申請書様式
移転後の所轄税務署	本店所在地変更に伴う「異動届出書」を提出（納税地の移転に関する届け出）	移転後速やかに	国税庁｜納税地の異動・変更手続き
移転後の所轄税務署	給与支払い事務所等の開設・移転・廃止届	移転後速やかに。遅くとも1カ月以内に提出。	国税庁：給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書
社内システム更新	人事・経理システムの住所差し替え、関連契約の更新	移転直後〜1週間以内に完了させることが理想。	―
名刺・Webサイト等	名刺・封筒・Web・印刷物の住所変更、取引先への案内	移転前に協力会社のスケジュールを確認しながら準備し、移転日にスムーズな切替を。	―
移転前の労働基準監督署	「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書（確定申告）」を提出	移転後10日以内が法定期限	様式第6号「労働保険 概算・増加概算・確定保険料／一般拠出金 申告書（継続事業用）」
移転後の労働基準監督署	「労働保険 名称・所在地等変更届」「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書（概算申告）」「労働保険関係成立届（都道府県をまたぐ移転の場合）」「適用事業報告」「時間外労働・休日労働に関する協定届（36協定）」「就業規則変更届（変更した場合）」「安全管理者選任報告」「衛生管理者選任報告」「産業医選任報告」を提出	移転後遅延なく ※「労働保険 名称・所在地等変更届」「労働保険関係成立届」は移転後10日、「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」は移転後50日以内が法定期限	厚労省：労働保険関係 各種届出様式
移転前の所轄年金事務所	「適用事業所名称・所在地変更（訂正）届」を提出	移転日から5日以内	適用事業所名称／所在地変更（訂正）届（管轄内） 適用事業所名称／所在地変更（訂正）届（管轄外）
火災保険会社	契約住所の変更	移転後速やかに	―
移転前の都道府県税事務所	異動届（法人事業税・事業所税）	登記変更後速やかに	―
移転後の都道府県税事務所	「事業開始等申告書」、法人住民税関連の届け出	事業開始から15日以内	―
移転後の市区町村役場	法人住民税関連の届け出	事業開始から15日以内	―

 

期限を過ぎると手続き遅延や事務処理上のトラブルにつながるため、移転前に一覧化し優先度をつけて進めましょう。

4-5. 住所変更と関係者への案内を準備する

オフィス移転の影響は社内だけでなく、顧客・取引先・業界団体・検索サービスなど社外のあらゆる接点にも及びます。移転情報の共有や連絡先の更新が遅れると、問い合わせの行き違いや信頼低下などのリスクが生じるため、誰にいつどのような情報を伝えるかをあらかじめ整理しておきましょう。

対応項目	内容	理想のスケジュール
移転案内の送付	新住所・電話番号・移転日・アクセス情報を記載した案内状	移転2カ月前に準備開始、1カ月前までに送付完了
顧客・取引先への個別対応	業務に影響がないことを個別に説明	移転3〜4週間前に完了
オンライン情報の更新	ウェブサイト・地図サービス・業界団体の情報更新	移転当日までに切り替え

5. オフィス移転後のスケジュール：運用立ち上げと原状回復

移転作業が完了しても、プロジェクトはまだ終わりではありません。新オフィスでの円滑な運用体制の立ち上げと、旧オフィスの原状回復工事の対応が残っています。

5-1. 移転後に必要な手続きを行う

移転後は、社内と公的機関の両面で手続きを進める必要があります。社内では入退室権限の付与を最優先で行い、新オフィスのセキュリティ体制を整えます。同時に資産管理台帳も更新し、移転で廃棄したもの、新規導入したもの、従来から持ち込んだものを整理しておきましょう。

5-2. オフィス運用マニュアルをアップデートする

新オフィスに移転すると、設備やルールが変わることで一時的に業務が増えます。事前準備と工夫次第で従業員の負担をぐっと減らすことができます。

対応項目	内容	効果的な対策
問い合わせ対応の増加	会議室予約・プリンター接続・セキュリティカード忘れなど、社員からの質問が多発	利用方法やトラブル対処法をまとめた「新オフィス利用マニュアル」を事前に配布
備品発注の増加	椅子や収納不足、ホワイトボード追加など運用後に判明する課題	予備予算を確保し、発注プロセスを簡略化して迅速な対応を可能にする
会議室・座席ルールの整備	予約システムの運用、利用時間制限、フリーアドレスのルール策定などが必要	利用ルール・ガイドラインを明文化し、全従業員に共有
ITトラブルへの対応	ネットワーク不具合、プリンター設定、電話システムの問題などが発生	IT担当と連携した即時対応体制を構築し、運用初期の混乱を防止
通勤経路・定期券の変更	駅経路や交通費精算方法の変更で混乱しやすい	新経路での通勤ルールや申請手順を事前に案内
来客対応・案内方法	新しい受付ルールや入館方法に慣れない従業員が多い	来客対応フローや案内マップを社内で共有し、受付対応を標準化
その他運用面の調整	ゴミ分別ルール、郵便転送、宅配便の受け取りなど細かな作業が発生	必要に応じて外部業者へのアウトソーシングを検討し、業務負荷を軽減

新オフィス運用での増加業務は想定しておくことが最大の対策です。マニュアル整備・ルール策定・体制構築を移転前から進めておくことで、移転初日から安心して業務をスタートできます。

5-3. 旧オフィスの原状回復工事のチェックを行う

原状回復工事は、移転プロジェクトの最終工程です。契約内容に沿って工事を進め、期限内に引き渡しを完了させましょう。工事中は定期的に現場を確認し、契約通りに進んでいるかを点検します。不明点は貸主と協議しながら進めることで、後の認識違いを防げます。施工後は貸主立会いのもとで検査を行い、不備があれば再工事を依頼します。

引き渡し時には完了報告書・写真・保証書を揃え、保証金返還の条件も確認しておきましょう。見積もり根拠や追加工事の費用負担を事前に書面で整理しておくと、予算超過を避けられます。

引き渡しが完了すれば、移転プロジェクトは終了です。

6. オフィス移転を成功させる3つのポイント

オフィス移転は単なる引っ越しではなく、経営戦略の一部として取り組むプロジェクトです。ここでは特に押さえておきたい3つのポイントを整理します。

6-1.プロジェクトチームを立ち上げる

オフィス移転を円滑に進めるには、複数部署をまたいだプロジェクトチームをつくる必要があります。総務だけで進めると、営業現場の動線や開発部門のシステム要件など、実際の業務に即した判断が抜け落ちがちです。IT・人事・経営企画・各事業部の担当者を含めた体制を組み、誰が何を決めるかの役割分担まで事前に決めておきましょう。
社内のリソースだけでは手が回らない場合、外部の移転支援会社と組むことで、進行管理や業者との折衝にかかる工数を減らせます。

6-2.余裕を持ったスケジュールを設定する

オフィス移転では工事の遅延、什器や設備の納品トラブル、役所での手続きの停滞などがしばしば発生します。こうした遅れを織り込まず、タイトに組んだスケジュールで進めると、どこか1カ所のつまずきが全体を後ろ倒しにします。
特に設計段階は手戻りが起きやすい工程です。各フェーズの終わりに1〜2週間のバッファを設けておくと、想定外が発生しても最終の移転日に影響を出さずに済みます。

6-3.トータルでサポート可能な専門会社に依頼する

オフィス移転では設計・内装工事・什器搬入・引っ越し・原状回復と、複数の工程が連続します。それぞれを別の会社に依頼すると、会社間のスケジュール調整やトラブル発生時の責任の所在が曖昧になり、結果として移転日がずれ込んだり追加費用が発生したりします。
こうしたリスクを避けるには、設計から原状回復まで一社で一貫対応できる会社を選ぶのが現実的です。窓口がひとつになることで、社内の担当者がやり取りする相手が減り、工程間の引き継ぎによる伝達ミスも起きにくくなります。
依頼先を選ぶときは、過去の移転事例、トラブル発生時の対応スピード、移転後のアフターサポートの有無を確認してください。担当者と話してみて、質問への返答が具体的か、レスポンスが早いかといった点も、実際に任せる相手としての判断材料になります。

オフィス移転事例のご紹介

業界や企業規模ごとに異なる移転事例をご紹介します。

これからの「働き方」を実現する拠点統合（株式会社リクルート）

株式会社リクルート様は2021年、約3,500坪・1,500人が働く新拠点「九段下オフィス」を構築しました。都内7拠点を統合し、これからの働き方に最適化されたオフィスをテーマにプロジェクトを推進。GOOD PLACEがアイデア出しの段階から伴走し、老朽化したビルをリノベーションしながら、最新の働き方と環境への配慮を融合させた空間づくりが行われました。

◼︎背景と課題

– 拠点が分散しており、部門間の連携や移動コストが課題だった
– ハイブリッドワークが進む中、固定席中心のレイアウトが合わなくなっていた
– ビルが古く、最新の設備や働き方に対応しづらかった

◼︎株式会社GOOD PLACEの支援内容

株式会社GOOD PLACEは、設計・施工・プロジェクトマネジメントまで一貫して担当。プロジェクト初期から参画し、「どんな働き方を実現したいのか」を整理するところからスタートしました。

– 約半年をかけて機能・レイアウト・デザインを構築
– 建物の素材や構造を活かしつつ、最新設備を融合
– 環境負荷を抑える「サステナブルオフィス」として設計

◼︎空間設計のポイント

– チーム・アクティビティ・ベースド・ワーキング（TABW）を導入し、集中・連携・交流のすべてに対応するゾーニングを実現
– サステナブルな素材や施工方法を採用し、将来的なレイアウト変更にも柔軟に対応可能
– 自然光と緑を取り込んだ設計により、従業員がリラックスして働ける空間を演出

また、来客用エリアと執務エリアを明確に分けつつ、部署間の偶発的な出会いが生まれる導線設計も重視。「効率性」と「創造性」を両立する空間を実現しました。

◼︎導入効果

– 従業員同士のコミュニケーションが活性化し、コラボレーションが促進
– 多様な働き方に対応できる柔軟な空間設計により、生産性が向上
– 先進的な取り組みやデザインが評価され、グッドデザイン賞やiF DESIGN AWARDなどデザインアワードを多数受賞

詳しく見る：株式会社リクルートのオフィス構築事例はこちら

成長と変革を支えるオフィスを構築（TMES株式会社）

TMES株式会社様では、従業員一人ひとりの成長を促す場であり、企業の顔としても誇れる本社オフィスの実現を目指して、約637坪のオフィス移転プロジェクトを実施しました。株式会社GOOD PLACEは、設計・施工・PM・サイン計画までトータルで支援しました。

 

◼︎背景と課題

– 従業員の成長を後押しできる“学びと挑戦”の場をつくりたい
– 社外から訪れる方にも企業の魅力を伝えられる空間にしたい
– 時代に合った多様な働き方を取り入れ、柔軟性を高めたい

◼︎GOOD PLACEの実施内容とデザインの工夫

– ABW（Activity Based Working）を導入

仕事内容や気分に合わせて働く場所を自由に選べる仕組みを採用。固定席をなくし、フリーアドレス制を導入することで、オフィスの使い方に多様性を持たせました。

– 明るく開放感のある空間設計

東京湾の眺望を活かし、人の動きと風が心地よく交わる“順風”をイメージ。自然光を取り込み、オープンな空間で働きやすさと快適性を高めました。

– 音環境への配慮

壁がないフロア構造を踏まえ、エリアを2つに分ける工夫を実施。音によるストレスを抑え、集中しやすい環境を確保しています。

– ユニバーサルデザインのサイン計画

誰もが使いやすいオフィスを目指し、視認性・わかりやすさに配慮したサイン設計を行いました。

詳しく見る：TMES株式会社のオフィス構築事例はこちら

事業効率と働きやすさを両立させたオフィス移転（株式会社ビジョン）

株式会社ビジョン様は、約150坪の本社オフィス移転を実施しました。GOOD PLACEが設計から施工、プロジェクトマネジメントまで一貫して支援。「事業効率」と「働きやすさ」を両立させた新しいオフィスづくりを実現しました。

◼︎背景と課題

– 事業の成長に対して既存オフィスが手狭になり、スペースの有効活用が難しくなっていた
– 部門間の交流が生まれにくく、偶発的なコミュニケーションが不足していた
– 会議室や共用スペースの使い勝手が悪く、来客対応や内部打ち合わせに支障が出ていた

◼︎株式会社GOOD PLACEの支援内容と設計の工夫

– 中庭を中心とした空間設計

オフィスの中心には高さの異なるテーブルやカウンターを配置した中庭エリアを設け、従業員が気分や目的に合わせて自由に居場所を選べる空間を創出。鉢植えではなく「地植え」のような演出で、自然を感じられるリアルなグリーン環境を実現しました。

– 照明と空間の演出でON/OFFの切り替えをサポート

時間帯に応じて照明の色温度が変化する仕組みを採用。オフィスにいながら一日の移ろいを感じられる環境を整え、社員の集中とリラックスの切り替えを自然に促します。

– “縁側”のような中間領域でコミュニケーションを活性化

中庭を囲むようにつくられた縁側エリアは、執務スペースとの緩衝帯でありながら、人が行き交う交流の場として機能。偶発的な会話や部門を越えた接点を生み出す仕掛けとなっています。

– 集中エリアはシンプル＆モノトーンに

執務スペースは無駄を排除したシンプルなデザインとし、業務に集中しやすい環境を確保。機能性とデザイン性の両立を図りました。

詳しく見る：株式会社ビジョンのオフィス構築事例はこちら

まとめ

オフィス移転は、企業の成長戦略や働き方改革を実現するプロジェクトです。計画初期の物件選定やスケジュール設計から、工事・原状回復・法的手続きに至るまで、数多くの工程を確実に進める必要があります。

移転目的やコンセプトを明確にして全体の方針を定めること、余裕を持ったスケジュール設定でリスクを回避すること、各種手続きや原状回復工事を漏れなく実施すること、そして従業員・取引先への丁寧な情報共有で混乱を防ぐこと。この4点を適切に実行できれば、移転は単なるコストではなく、企業の生産性向上やブランド価値向上につながる投資へと変わります。

こうした複雑なプロジェクトを社内だけで進めるのは容易ではありません。企画・設計から工事・原状回復、移転後の運用までをワンストップで支援できるパートナーの存在が、移転成功の大きな鍵になります。株式会社GOOD PLACEは、数多くのオフィス移転を手がけてきた実績をもとに、目的や課題に合わせた移転計画を提案しています。まずはこちらからお気軽にご相談ください。

よくある質問

Q. オフィス移転にはどのくらいの期間が必要ですか？

一般的には6カ月〜1年程度の準備期間が必要です。コンセプト設計から着手する場合は10カ月以上を見込むケースも珍しくありません。解約予告期間が6カ月前という契約が多いため、逆算したスケジュール設計が欠かせません。

Q. オフィス移転で最初にやるべきことは何ですか？

まず「なぜ移転するのか」という目的を明確にすることです。目的が定まっていないと物件選びやレイアウト設計の判断がブレてしまいます。移転目的の整理から支援してくれる専門会社を早い段階で探しておくことも有効です。

Q. 移転後に必要な届出にはどんなものがありますか？

法務局への本店移転登記は会社法第915条に基づき移転日から2週間以内、年金事務所への適用事業所所在地変更届は5日以内が法定期限です。そのほか税務署、労働基準監督署、都道府県税事務所、消防署への届出も必要になります。

Q. 原状回復工事にはどのくらいの期間がかかりますか？

面積や工事範囲によって数週間から1カ月以上まで幅があります。スケルトン戻しが必要な契約ではさらに工期が延びるため、退去予定の2〜3カ月前には専門会社へ調査を依頼しておくのが理想的です。

Q. 二重家賃を避ける方法はありますか？

完全にゼロにするのは難しい場合もありますが、解約予告時期の調整や新オフィスの賃料発生日の交渉、原状回復工事のスケジュール調整で重複期間を短縮することが可能です。1〜2カ月分を予算に織り込んでおくと安心です。

Q. A工事・B工事・C工事の違いは何ですか？

A工事はビルの構造に関わる工事でオーナーが発注・費用負担します。B工事はテナント負担ですがビル指定の専門会社が施工します。C工事はテナントが自由に依頼先を選べる工事で、什器設置やLAN配線などが該当します。ビルごとに取り決めが異なるため、契約書での事前確認が必要です。

 

▶ GOOD PLACE：オフィス構築のご相談はこちら