会議室をつくる際に気をつけるべきこと ー内装と運用ー
｢会議室｣と聞くと、皆さんはどのような部屋を思い浮かべますか？
コの字型に机が並ぶ殺風景な部屋をイメージする方もいらっしゃるかもしれませんが、執務室と同じく会議室も働き方や会議体に合わせて最適な空間をつくる必要があります。また、会議室の空き状況が分からなかったり、使いたいのに予約が取れなかったりといった運用面での課題があると、業務上のストレスになることも……。
今回のコラムでは、さまざまな会議の形とレイアウトによってもたらされる心理的な効果、スムーズな会議室運用のために欠かせない予約管理システムをご紹介します。
1. どんな会議スタイルが合っているか
対面での会議であれば会議室にPCや紙の資料を持ち込むだけで済む場合もありますが、オンライン会議（Web会議）が増えた近年では、大型のタッチパネルディスプレイやインタラクティブホワイトボード、発言者をズームで映してくれるWebカメラなどを設置する会議室も増えてきました。
会議を行うスペースも、会議室だけにとどまらず椅子のないスタンディングタイプのミーティングエリアや誰でも出入り可能なブレストスペースなどの導入が進んでいます。
とはいえ、必ずしも新しい会議スタイルが優れているということではありません。企業風土や従業員の働き方、企業規模、会議形態に応じて新しいもの・従来通りのものを選択し、最適な会議室をつくることが大切です。
では、会議室の仕様を考えるにあたってどういったことに気を付けたらいいのでしょうか？
2. 会議室の内装による効果の違い
単純に「会議室」といってもその形式はさまざま。机の並びや照明・色によって人に与える効果が変わってきます。ここでは、机の並び方、照明、部屋の色についてご紹介します。
2-1. 机の並び方
・スクエア型
会議室で一番多い机の並び方がスクエア型です。この型は、｢一体感のある｣｢規則的な｣｢動きのない｣という印象を与えます。かしこまった打ち合わせ・商談や意見をまとめる会議に効果的です。
・ラウンド型
｢親しみやすさ｣｢自由な｣｢柔らかさ｣という印象を与えます。チームでのアイデア出しや初対面でのブレスト会議など、アイデアの｢量｣が必要となる場に有効です。
・連結型
図のような｢ロの字｣型だけでなく、｢コの字｣型もこの連結型に含まれます。｢大人しさ｣｢重苦しさ｣｢古めかしさ｣という印象を与えるため、きちんと見せたいとき（セミナーや説明会など）やプレゼンテーションの場として活用すると良いでしょう。
2-2. 照明の色
手軽に変えることができ、一番実現しやすいものが照明かもしれません。
照明といっても、光の色、照射の方法によってもたらす効果はさまざま。例えば「昼白色」と呼ばれる自然光に近い白の照明は雰囲気を明るくし活動的になるという効果があるため、ブレストミーティングなど活発な議論を必要とする場に向いています。
「電球色」と呼ばれるオレンジがかった照明は、安らぎを与え脳をリラックスした状態にする効果があります。よくレストランやバーで使われている照明を思い浮かべていただけると分かりやすいと思います。プレゼンの場より、相手をリラックスさせ考えていることを聞き出す・話してもらう場に向いています。
2-3. 部屋の色
部屋の色によっても、人が受ける印象は大きく変わります。例えば、オレンジや赤などの｢暖色｣と呼ばれる色は脳の働きを活発にするため、議論広げていく場に有効です。机の並び・照明と合わせて考えると、暖色系の部屋に自然光に近い白の照明を組み合わせラウンド型の机を配置することで、より活発な議論のできる場となるのです。
3. 会議予約システム
最近では下記のように、予約管理はもちろん｢空予約｣を防いだり｢延長・短縮｣の調整も簡単に行えたりする予約会議システムが増えています。会社の規模や会議室の数、部屋の広さ、予算など条件に合ったシステムを選ぶことが必要です。
※特徴は、各Webサイトより抜粋
会議室は約4分の1※が予約しても使用されない「カラ予約」となってしまっていることをご存じでしょうか？ SmartRooms（スマートルームズ）なら、利用していない会議室は自動的にキャンセルされて他の人が利用可能に！ クラウド型サービスによりスピーディーな導入が可能で、会議室や施設の有効活用を支援いたします。※当社知的生産性研究所調べ
簡単な操作で会議室予約と入室申請を行い、予約が入っているのに実際は使われない「空予約」を防ぎます。 また、会議室の利用状況を見える化する事で、会議室運用の問題点や、改善策の立案に必要な情報を提供いたします。
Fusion ソフトフェアは、建物内の全ての部屋の全てのシステムを監視・管理・操作します。（中略） Fusionは一つの建物だけではなく、全てのキャンパス内、または世界中のビルディングのシステムをネットワーク を利用して一斉管理するということも可能なのです。
4. まとめ
いかがでしたか？
今回は会議室をつくる際に気をつけるべきことをご紹介しました。執務室と同様に会議室も誰がどのような用途でどのくらい使っているのかをきちんと把握したうえで、最適な場所を構築することが大切です。
皆さんが会議室や執務スペースの作り方に関してお悩みのことがあれば、ぜひお気軽にご相談ください。さまざまなオフィスを手掛けてきたGOOD PLACEのコンサルタントと一緒に、最適なオフィスを作り上げませんか？
- 会議室のレイアウト(机の配置)にはどのような種類がありますか？
- 代表的なものとして3種類があります。①「一体感」や「規則的」な印象を与え、商談やかしこまった打ち合わせに向くスクエア型、②「親しみやすさ」や「自由さ」を演出し、アイデア出しやブレスト会議に向くラウンド型、③「かしこまった」印象を与えるため、セミナーや説明会、プレゼンテーションの場に適した、コの字・ロの字などの連結型です。会議の目的に応じて使い分けることが大切です。
- 会議室の照明はどのように選べばよいですか？
- 自然光に近い白色の「昼白色」は雰囲気を明るくし活動的にする効果があり、活発な議論を必要とするブレストミーティングに向いています。一方、オレンジがかった「電球色」は安らぎを与えリラックス効果があるため、相手の本音を引き出したい対話の場に適しています。会議の目的に合わせた照明選びが効果的です。
- 会議室の内装の色はどのように選べばよいですか？
- 関係するとされています。オレンジや赤などの暖色は脳の働きを活発にする効果があるといわれ、議論を広げていく場に有効とされています。机の並び・照明と組み合わせ、暖色系の内装に自然光に近い白色照明、ラウンド型の机を配置すると、活発な議論が生まれやすい空間になるといわれています。
- 会議室予約システムを導入するメリットは何ですか？
- 予約したのに使われない「空予約」の防止と、利用状況の見える化です。空予約が発生すると本来使いたい人が会議室を確保できず、スペースの有効活用が妨げられます。予約管理システムを導入すれば、未使用の予約を自動的にキャンセルする、稼働状況を可視化して改善策の立案に役立てるといった運用が可能になります。
- 会議室の換気には、どのような基準がありますか？
- 労働安全衛生法に基づく事務所衛生基準規則第5条では、空気調和設備や機械換気設備を設けている室について、二酸化炭素の含有率を1,000ppm以下に調整することが定められています。会議室は人数の割に狭い空間で長時間使われることも多く、換気設備や運用ルールの整備が有効です。
- 会議室を含めたオフィスレイアウトの設計はどこに相談すればよいですか？
- 内装・レイアウト設計の実績が豊富な専門会社への相談が有効です。GOOD PLACEでは一級建築士をはじめとした専門家が在籍し、机の配置や照明計画から予約システムの選定まで、会議のスタイルに合わせた空間提案(シーンデザイン)を行うとともに、内装工事に関わる法令面の確認もサポートしています。グッドデザイン賞・iF DESIGN AWARD・A' Design Awardほか受賞実績も多数あります。
