4つのワークモードに適したオフィスづくりのポイント

いつもGOOD PLACEの「オフィスづくりの情報コラムMORE NOTE」をご覧いただき、ありがとうございます。今回のコラムでは、この「集中する」「集まる」「リフレッシュする」「交流する」 という4つのワークモードに適したワークスペースをつくるために、どのようなオフィス設計やファシリティを考える必要があるのか、具体的なレイアウトやスペースをご紹介していきます。

1. 「集中する」がキーワード   -遮断と遮音-

「集中する」といワークモードでは、個人の作業効率を最優先に考えることが重要です。情報のインプット(収集や整理整頓)を行ったり、資料を作成するなど、一人で行う仕事が多いため、個が働きやすい環境を用意することに焦点を当てましょう。このような「個」の仕事効率や質を高めるためのキーワードは「遮断・遮音」です。話しかけられたり、雑音があると、どうしても集中を妨げる要因となります。そこで、周囲から隔離された状態を意図的に用意する必要があります。“集中ブースの設置”図書館や、学習塾の自習スペースのように、一人ひとりのスペースを区切り、周囲の目に触れない業務スペースを設計します。周囲との接触を一時的に遮断することで、業務に没頭する空間を意図的に生み出すことができます。“遮音環境・サイレントエリア”集中ブースよりも、遮音環境や周囲との遮断を強化したスペースを「サイレントエリア」と呼びます。遮音性を高め周囲との環境遮断をするなど、より集中して作業を行うことを目的としたスペースです。“電話専用ブースの設置”“遮音環境”とは逆のパターンで、電話をする場所を限定する仕掛けです。ブースがあることで、電話の声が漏れないため、周囲の業務を妨げない効果があります。

2. 「集まる」がキーワード　-場づくり-

「集まる」といワークモードでは、自分以外の人にアイディアを評価してもらったり、情報を共有するなど、複数人で何かを決定するワークモードです。個で仕事を進めるための「集中する」ワークモードとは異なり、他者がいて初めて成り立ちます。「集まる」ためのワークスペースをデザインする際、関係者への情報の伝達効率を高め意見交換を行いやすい環境を設計することが重要になります。“モニター・ホワイトボードのある会議室”最近では取り入れている企業も多いですが、クラウド化の推進により会議で紙を使わない企業も増えています。また、特に会議の場合は、”進行のしやすさ”という観点で、資料をモニター投影することは大変有効です。なぜなら、紙で資料を配布してしまうと、見て欲しいページと異なる個所を見られてしまったり、会議の進行をコントロールすることが難しくなるためです。ホワイドボードも最近では様々なラインナップがあり、「ボードに書いた内容がそのまま電子化される」便利な機能が付いた商品も注目されています。“会議予約システムの活用”効率よく会議室を予約できるシステムやグループウェアの整備は必須となります。“スタンドミーティングスペース”健康面、会議効率面で注目されているのがスタンドミーティングスペースです。立って行うミーティングは、体力的にも負担が大きいため、早く終わらせようと集中するケースが多いようです。また即時的に必要な情報伝達を行なうスペースとしてもスタンドミーティングは有効です。

3. 「リフレッシュする」がキーワード   -新たな気づきを得る-

「リフレッシュする」とは、物事を違う視点から見たり、新しいアイデアに気づいたり、といった気持ちを切り替えるためのワークモードです。凝り固まっていた頭を切り替えて、新たな「気づき」を得るために、通常の業務とは違う事を考えられるスペースをデザインすることが必要です。“リフレッシュルームの設置”ひとつのことに集中して考えごとをしていると、発想に偏りがでたり、先入観が邪魔をして柔軟なアイディアが生まれないということがあります。 くつろげる空間や、リラックスできるソファーを用意するなど、体や脳を休めるためのスペースを用意しましょう。“遊び場要素の設置”脳は、リラックスしているときにアイデアを生み出すと言われています。『リフレッシュとリラックス』そして『仕事の効率化』は切っても切れない関係なのです。皆さまも、体を動かしたり、映画や本を見た後や湯船につかってる際に、ふと、仕事のアイデアが浮かぶことはございませんか？ オフィスにも、「卓球・ジムエリア」や「カフェスペース・図書室・シアタールーム」など、仕事とは別の要素である、『遊び』をあえて取り入れ、身体と脳をリフレッシュさせることによって仕事の効率化を図ることが可能です。→プロジェクト事例

4. 「交流する」がキーワード   -自然と人が集まる仕掛け-

「交流する」とは、同じ部署やチームといった日頃からコミュニケーションを交わす関係者だけではなく、組織の垣根を越えて、様々な立場や年齢の人とコラボレーションすることで、斬新なアイデアや新しい発想を生みだすことを目的としています。従いまして、意図しなくても自然と様々な方々が集まり、意見交換しやすい空間を用意することが求められます。注目される「交流する」ための仕掛けやスペースには下記のようなものが挙げられます。“オープンミーティングスペースの設置”誰もが通るところにオープンなミーティングスペースを設置すると、たまたま通りかかった人が意見をくれたり、何かを教えてくれたりと、偶発的なアイデアを生み出すきっかけになります。“専有専用を、共有共用へ”専有専用していたものを、共有共用に変えることでスペースの有効活用ができるだけではなく、パブリックスペースをもうけることで、今まで関わりのなかった部署やチームの人との交流が生まれやすくなります。同部署・同チームの人だけと話すより、新しい考え方に気づくきっかけを作ることができます。

5. それぞれの企業に合った取捨選択

今回のコラムでは、4つのワークモードを実現するための具体的なスペースやレイアウトをご紹介しました。皆様のオフィスで導入したいというものはございましたか？移転や、大規模なレイアウト変更をせずとも、少しの工夫で取り入れることができるものもございます。興味があるものは是非チャレンジしてください。しかし、今回ご紹介したオフィスのデザインやレイアウト設計を取り入れれば、必ず良いオフィスになるか？と言えば、「必ずしもそうとも限らない」というのが実態です。最も大切なのは、従業員が働く内容に合わせて、働く場所を選択できるということが重要です。一口にオフィスといっても、業務内容や職種の割合などは千差万別です。働く内容や、働く人材が変われば、当然、最適なオフィスレイアウトも変わってくるのです。このコラムをお読みのお客様で、「自社のオフィスにはどのようなレイアウトやワークスペースが必要なんだろう・・・？」ということに関心がございましたら、どうかお気軽にご相談ください。多様なワークスタイルに対応したオフィスをいくつも設計してきたGOOD PLACEのコンサルタントと一緒に、皆様のオフィスをより良いものにしていきませんか？

6. まとめ

このコラムをお読みのお客様で、「自社のオフィスにはどのようなレイアウトやワークスペースが必要なんだろう・・・？」ということに関心がございましたら、どうかお気軽にご相談ください。多様なワークスタイルに対応したオフィスをいくつも設計してきたGOOD PLACEのコンサルタントと一緒に、皆様のオフィスをより良いものにしていきませんか？