戦略総務の役割とは？注目されている理由や推進のポイントを紹介

近年、働き方の変化や人材不足などを背景に、多くの企業で従業員の働きやすい環境づくりを目的とした社内改革が求められています。総務部門でも、戦略的かつ積極的に社内環境を変革する「戦略総務」の重要性が高まっています。

戦略総務には、具体的にどのような役割があり、推進するにはどのようなポイントを押さえておけば良いのでしょうか。
本記事では、戦略総務の主な役割と、推進のポイントについて解説します。また、戦略総務を実現するためのアウトソーシングの活用事例もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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1. 戦略総務とは企業の課題解決に戦略的に取り組む総務のこと

戦略総務とは、企業の抱える課題を解決するため、戦略的に取り組む総務のことです。

従来の総務部門は、備品管理や福利厚生、オフィス環境の整備などの庶務業務が中心でした。しかし、戦略総務では、確固たる戦略のもと、組織の生産性向上、経営戦略の実現に貢献する役割が求められます。経営課題の解決につながる社内改革に、積極的かつ能動的に取り組む点が戦略総務の特徴です。

例えば、働き方改革を推進するための制度設計のほか、AIやIoTを駆使して業務プロセスを変革するDX（デジタルトランスフォーメーション）といった社内改革は、戦略総務の重要な業務といえるでしょう。
企業理念や事業のビジョンはもちろん、それを達成するための経営戦略を認識し、それを推進するためには何が必要かを考え、実行していくことが戦略総務の主な役割です。

2. 戦略総務が目指すべき立場とは？経営の参謀としての役割

戦略総務は「企業経営における参謀」としての役割を担っています。

総務専門誌「月刊総務」では、2023年に全国の総務担当者にアンケートを実施。その中で、「2030年に総務は会社にとってどういう立場になっていたいか」という問いに対し、下記のキーワードが上位に入りました。

＜2030年に総務が目指すべき立場の上位回答（複数回答）＞
1位　プロフェッショナル集団（63.4％）
2位　経営の参謀（60.2％）
3位　他部署のサポート役（40.9％）
4位　縁の下の力持ち（31.2％）
5位　スペシャリスト（31.2％）
6位　ゼネラリスト（29.0％）

この結果からもわかるように、戦略総務には「会社を支える縁の下の力持ち」といった立場よりも、経営戦略にも積極的に関与する「プロフェッショナル集団」「経営の参謀」としての立場が求められるといえるでしょう。

参考:株式会社月刊総務「4割以上の総務が転職意向あり。「総務のスキルを生かしてキャリアアップしたい」など前向きな声も」（2023年12月）

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3. 戦略総務が注目されている理由

近年、戦略総務への転換が進んでいる背景には、企業を取り巻く環境変化があります。戦略総務が重視される理由は、主に下記の2つです。

3-1. 従業員にとって働きやすい環境が求められているから

戦略総務が注目されているのは、企業には従業員が働きやすい環境づくりが求められているからです。近年、テレワークの普及やフレックスタイム制の導入など、働き方の多様化が進んでいます。こうした変化に対応するためには、企業が従業員にとって働きやすい環境を整備することが不可欠です。

オフィス環境の最適化、ICTツールの導入、社内制度の見直しなどは、そうした取り組みの一例といえます。これらを適切に遂行するには、環境変化をいち早くキャッチし、戦略的かつ積極的に改革に取り組んでいかなくてはなりません。戦略総務には、そのような姿勢と行動が求められます。

3-2. 利益創出への期待が高まっているから

企業のあらゆる部門において、利益創出への期待が高まっていることも、戦略総務が注目されている理由の一つです。人材不足が深刻化する中、多くの企業が生産性向上を最重要課題として捉えています。総務部門においても、コスト削減だけでなく、利益創出に積極的に貢献する取り組みが求められているのです。

業務の効率化はもちろん、従業員のエンゲージメント向上、DXの推進を通じて企業の競争力強化に寄与することも、戦略総務の重要な業務といえるでしょう。

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4. 戦略総務の具体的な役割

戦略総務は総務部門がこれまで担ってきた総合的な管理業務に加え、より、企業の成長を支える重要な役割を担います。戦略総務の具体的な役割は、主に下記のとおりです。

4-1. BPO導入で実現する総務業務の生産性向上

戦略総務の役割の一つは、BPO（Business Process Outsourcing）を活用した生産性向上です。BPOとは、業務プロセスの一部を外部に委託することを指し、社内のリソースをコア業務に集中させられるといったメリットがあります。

備品管理や発注業務、勤怠管理、給与計算、福利厚生サービスの運用などでBPOを活用すれば、総務部門はより付加価値の高いいコア業務に集中でき、経営課題の解決に貢献できるでしょう。

当社では、総務部門をはじめとしたバックオフィス業務を支援しています。バックオフィス業務のBPOを検討している方は、ぜひご検討ください。

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4-2. 総務部門が牽引するDX推進：企業全体の効率化へ

DXの推進も、戦略総務の重要な役割です。現在、DXは企業の競争力を高めるために不可欠の取り組みとなっており、総務部門もこの全社的な変革に積極的に参画し、自部門の業務改革を進めることが求められています。

関係部門と連携し、給与計算や勤怠管理、顧客管理のシステム化、電子契約の導入による書類業務の効率化などを推進することで、企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。

4-3. ワークスタイルの改革

戦略総務は、従業員のワークスタイルの改革において重要な役割を担います。テレワークやフレックスタイム制など働き方の多様化に対応するためには、戦略総務が中心となり、ワークスタイルの改革を推進することが必要です。

社内SNSをはじめとしたコミュニケーションツールの導入、業務マニュアルの整備・改訂、業務フローの見直しなどは、その一例といえます。
また、リモートワークの増加、本社移転などに伴うサテライトオフィスの導入検討なども、状況に応じて検討する必要があります。

4-4. 意思決定のサポート

経営陣による意思決定するための情報提供も、戦略総務の役割です。具体的には、社内の課題やニーズの調査・分析、経営陣への情報提供・レポーティング、従業員満足度調査の実施などが該当します。
正確なデータにもとづいて経営層に提案することで、企業の意思決定をより効果的に進めることができるでしょう。

4-5. 福利厚生の最適化

従業員の働き方やライフスタイルの変化に応じて、福利厚生制度を見直すことも戦略総務の重要な役割です。住宅手当や通勤手当、育児・介護支援制度、休暇制度などは、リモートワークが増加し、高齢化が進んでいる現在の状況に合わせて適宜拡充する必要があります。

これらを適切に実施し、福利厚生を最適化することで、従業員の満足度と人材定着率の向上を図ることが可能です。

4-6. ステークホルダーとの関係構築

社外のステークホルダーとの関係構築も、戦略総務の役割です。ステークホルダーとの良好な関係の構築は、企業のブランド価値向上や新たなビジネス機会の創出につながるため、重要な役割といえるでしょう。

具体的には、業界団体や地域コミュニティとのネットワーク構築、企業ブランディングのための広報活動、他企業との情報交換・ベンチマーク調査などが該当します。これらは、広報部門との連携によって進めることが大切です。

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5. 戦略総務を推進する際のポイント

戦略総務を効果的に推進するには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。主なポイントは下記のとおりです。

5-1. 経営と現場をつなぐ役割を担う

戦略総務は、経営層と現場の従業員の間に立ち、両者をつなぐ役割を担うことが大切です。経営と現場がコミュニケーションをとれる仕組みの構築、従業員の状況や意見の伝達などは、企業が一体となって前進するために欠かせません。
従業員満足度調査を定期的に実施し、その結果を経営層に報告するとともに、具体的な改善策に反映させることで、組織全体のコミュニケーション向上に貢献できます。

5-2. 限られたリソースを最大限に活用する

戦略総務を推進するうえでは、人的・時間的リソースが限られていることを前提に、無駄を省いた効率的な業務運営をおこなう必要があります。業務フローを可視化し、「削減できる業務」と「継続すべきコア業務」を明確に区別してリソース配分を最適化するだけでなく、必要に応じて外部リソースを活用することも大切です。

特に、外部リソースの活用は、一定のコストが必要になるため慎重に検討しなくてはなりませんが、これらを適切に推進すれば、より戦略的な業務に集中できるようになります。

5-3. 社内外のコミュニケーションを強化する

戦略総務の推進には、社内外のコミュニケーション強化が欠かせません。社内では、Slack、Teamsといったチャットツールを活用するなどして、他部門との情報共有を促進することが重要です。
社外においては、業界団体や他社の総務担当者と情報交換をおこない、最新のトレンドをキャッチアップするといった取り組みが不可欠です。業種によっては業界内だけでなく、地域社会やパートナー企業との関係構築も必要となるでしょう。

このようにして、社内外の情報を幅広く収集・発信することで、より効果的な戦略総務の実現につながります。

5-4. 戦略総務の効果は数値で測る

戦略総務の取り組みの効果を可視化するには、成果を数値化することが重要です。例えば、業務フローの工数削減やアウトソーシング活用率の向上などは、数値で表すことで成果を明確にできます。

そのほか、従業員1人あたりの生産性向上や業務量調整、従業員満足度の向上なども、数値化することで進捗を把握できるでしょう。

5-5. 率先して改革にチャレンジする

戦略総務は、率先して改革にチャレンジする必要があります。前述のとおり、総務部門には環境変化をキャッチアップし、企業の利益創出のために積極的に取り組むことが求められているからです。

そのためには、何事にも当事者意識を持ち、企業を変えていくという姿勢で臨むことが大切です。他社の成功事例を研究し、自社にも展開するといった熱心さも求められます。

6. 戦略総務実現のためのアウトソーシング活用事例

戦略総務を実現するには、必要に応じてアウトソーシングを活用することが大切です。ここでは、当社のアウトソーシングサービスを活用して、戦略総務を実現した事例を2つご紹介します。

6-1. テルモ株式会社様:社内業務のスリム化を実現

医療機器メーカーのテルモ株式会社様は、148種類の総務業務を当社に依頼しています。プランニング系の業務への集中力を高めるため、メール室の業務をはじめとする、サービス系の業務を幅広く外部に委託するようになったことがきっかけでした。
営業拠点の賃料支払いデータ管理のExcel化、社宅業務のマニュアル化により、社内業務のスリム化を実現するなどの成果が出ています。

詳しい記事はこちら▼
WORKS　テルモ株式会社

6-2. 自然電力株式会社様:総務業務のマニュアル化と時間短縮を実現

再生可能エネルギー発電施設などの開発・電力販売をおこなう自然電力株式会社様は、派遣社員・アルバイトの退職に伴う総務業務の引き継ぎや、業務の属人化が課題でした。
当社へのアウトソーシングを通じて、総務業務のマニュアル化や時間短縮を実現。今後も、AIの導入に伴う総務の役割変化などを見据え、新たな改革に戦略的に取り組んでいく予定です。

詳しい記事はこちら▼
WORKS　自然電力株式会社

7. 戦略総務を推し進め、企業を成長に導こう

戦略総務は、庶務業務や勤怠管理といった従来の業務にとどまらず、経営課題の解決を通じて企業の成長を支える総務のことです。働き方の多様化に伴い、従業員にとって働きやすい環境づくりの重要性が増している中、戦略総務が担う役割は、今後ますます大きくなると考えられます。

戦略総務を効果的に推進するには、経営と現場をつなぐ役割を担う、限られたリソースを最大限に活用する、社内外のコミュニケーションを強化するといったポイントを押さえることが大切です。
また、活動の成果は数値で見える化し、社内で率先して改革にチャレンジしていく意識を持つことも重要です。戦略総務を効果的に推し進め、企業を成長に導いていきましょう。

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