きれいなオフィスに重要なのは保つこと。綺麗に”魅せる”ための小さな工夫を紹介
多くの企業で年末の時期に恒例となっているであろう行事と言えば、「大掃除」。
年末などの長期休業前にオフィスの大掃除を実施するのに自社でおこなうか、お掃除のプロに依頼するかを悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
日本トレンドリサーチとユアマイスター forbizが、2022年に共同おこなったアンケート調査によれば、オフィスの年末大掃除をプロに依頼したことがあるという方はわずか4.9％で、多くの企業が社内で完結させているそうです。
出典：日本トレンドリサーチ「【オフィスの年末大掃除】42.1%が「毎年勤め先の大掃除をしている」 年末にしか掃除しない場所とは？
今回のコラムでは、オフィスを綺麗にする必要性や収納術をはじめ、清潔感を保つことで得られるメリットについてご紹介します。
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1. オフィスを綺麗にする必要性
それでは、なぜオフィスを綺麗な状態に保たなければならないのでしょうか。
企業がオフィスを綺麗にしなければならない理由は、いくつかあります。オフィスを綺麗にする必要性について、いくつかのポイントを挙げてみましょう。
1-1. 会社の掃除頻度は法律で決められている
会社でおこなう日常の清掃や大掃除は、労働法のひとつである「労働安全衛生規則 第619条」に半年以内ごとに一回、定期的におこなうことが義務付けられています。
▼引用元より抜粋
第六百十九条 事業者は、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
一 日常行う清掃のほか、大掃除を六月以内ごとに一回、定期的に、統一的に行うこと。
参考：JISHA 中央労働災害防止協会 安全衛生情報センター（労働安全衛生規則 第三編 第七章 清潔（第六百十九条－第六百二十八条の二））
半年に一度という頻度は定められていますが、具体的な日時などは決められていません。清掃を実施するタイミングは企業の判断に委ねられています。
1-2. 従業員の健康と安全を確保する
1日のうち長い時間を過ごすオフィスの環境を清潔に保つことは、風邪やインフルエンザなどの感染症の拡散、ほこりやカビなどにより引き起こされるアレルギー反応を防ぎます。定期的な掃除の実施、共有のデスクやチェア、ドアノブ、スイッチなどの設備のこまめな消毒、空気清浄機を設置するなどして、病気の広がりを抑制し、従業員の健康を守ります。
また、乱雑に置かれた備品や荷物などは、通行の妨げになるだけでなく転倒の原因となったり、災害などが発生したときに避難の際、落下したりして危害を与える可能性があります。清潔に整頓されたオフィスを保つことは、従業員の健康と安全の確保にも繋がります。
1-3. オフィスの綺麗さはその企業イメージに影響する
オフィスの綺麗さ、清潔感は社内外への企業イメージにも大きく影響します。
日本トレンドリサーチとユアマイスター forbizによる「オフィスの綺麗さに関するアンケート調査」によると、
現在職に就いていると回答した方505名の回答者のうち、51.7％が「訪問先のオフィスの綺麗さ、汚さが気になる」と答えたそうです。
出典： 日本トレンドリサーチ【面接時オフィスの綺麗さが気になる？】転職活動をしたことがある86.5％が、オフィスの綺麗さはその会社のイメージに「影響する」と回答
また、転職活動の経験がある方に、面接で訪問したオフィスの綺麗さによって会社のイメージに影響があるかを聞いたところ、86.5％の人が「影響する」と回答しました。
影響すると思う理由のなかには、以下のような意見が挙がりました。
・オフィスが綺麗だと、他社からの信用も高まり、自身も働いてみたいと思える
・雑然としているオフィスだと、掃除や整理整頓にまで気が回らないくらい業務と残業が多い職場なのかと不安になる
・整理整頓されていると従業員一人一人が目的意識を持って生き生きと働いてると思える
出典：日本トレンドリサーチ・オフィスの年末大掃除に関する調査
外部から見たときに清潔感がある企業は、ビジネス取引や顧客対応ほか、その企業の従業員の印象、採用面においても信用と安心感を提供します。以上の調査結果からも読み取れるように、オフィスの綺麗さは企業のイメージやブランディングに影響することが考えられますので、定期的な掃除や整理整頓を実施して、綺麗な状態を維持できるよう意識しましょう。
2. オフィスを綺麗にする5つのメリット
オフィスの整理整頓・定期的な清掃を実施することで、次のようなメリットが期待できます。
2-1. 業務効率が向上する
資料や備品などを整理整頓しておけば、必要な物を必要なときに発見できるようになり、業務効率が向上します。探し物に費やす時間が短縮され、余った時間をより生産的な活動に充てることができるようになるでしょう。また、整理整頓された環境では作業に集中できるため、業務の優先順位を的確に把握し、効率的な時間管理をすることもできます。
2-2. 従業員のモチベーション向上につながる
綺麗なオフィスは、視覚的な解放感と精神的な落ち着きを与えるものです。整理整頓された快適な空間で働くことで従業員は仕事に対する意欲を持ち、生産性向上にも期待できます。
2-3. 従業員のストレス対策になる
汚れや埃をはじめ物が散乱しているような空間は、それだけで従業員のストレスにつながります。整理整頓された清潔感があるオフィスは、心地よい雰囲気を生み出し、従業員のメンタルヘルスをサポートします。オフィスの清掃・整理整頓は手軽に実施できるストレス対策の一つであり、清潔な空間で働くことで集中力や創造性の向上にもつながります。
2-4. 良い人材を獲得できる
オフィスの綺麗さは、企業の文化や働く価値観を表現する重要な要素になります。優秀な人材は、これらの要素に魅力を感じ、企業が提供する働きやすい環境に引き寄せられます。また、先述の通り、綺麗なオフィス環境は企業イメージの向上にも繋がります。転職者や学生に「こんなオフィスで働きたい」といったイメージを与え、採用活動で優秀な人材を確保できる可能性を高める手段にもなるのです。
2-5. コストの削減につながる
コピー機や照明器具、エアコンなどのオフィス設備を定期的に清掃・点検すれば、経年劣化を抑え故障なども未然に防げるようになります。一つひとつの機器や設備をより長く使えるようになり、修理や交換の必要性を減らしコスト削減にも繋がっていくでしょう。
3. オフィスを綺麗に保つ方法
年末の大掃除などで一時的にオフィスを綺麗にしても、使っていくうちに散らかったり汚れたりして、綺麗な状態を維持することはなかなか難しいです。そこでオフィスの綺麗な状態を継続するために効果的な方法をご紹介します。
3-1. 定期的な掃除と消毒
オフィス内の床、デスク、椅子、共有スペースなどの定期的な清掃・消毒をすることで、ウイルスや細菌類の繁殖を防ぐことができます。とくにトイレや共有スペースは多くの人が利用するため、清掃の頻度も多めにおこなうようにしましょう。業務開始前や退社前に、交代制で清掃をおこなうなどの制度を作るのもおすすめです。
3-1-1. 清掃を促すPOPを社内に掲示する
清掃は社内の習慣として根付かせることも重要です。従業員に都度呼びかけるだけでなく、目につきやすいデスクや壁などに清掃を促すPOPを掲示するという方法もあります。
実際にGOOD PLACEでは下記のような自主的に清掃を促すPOPを各デスク上に設置しています。
3-2. 共有スペースのルール設定
キッチンや休憩室などの共有スペースには、使用後の簡易な掃除・片付けを行うなどルールを設けるのも手です。このルールが浸透し、従業員一人ひとりが自主的に清掃をおこなうようになれば、自然と綺麗なオフィスを保ち続けることができます。
3-3. 観葉植物の導入
オフィスや共有スペースに観葉植物を設置してみましょう。適切に管理された観葉植物は、光合成で空気を浄化してくれるほか、空間の雰囲気も彩り明るくしてくれます。
また、心地よい香りを放つ種類のものを選べば、リラックス効果も期待できるのでおすすめです。
3-4. タイルカーペットを張り替えて通路をゾーニングする
通路に執務エリアとは異なるタイルカーペットを張って色分けをします。こうすることで視覚的に従業員に「通路」と認識されるので、床に荷物などが置かれにくくなるのです。
備品や荷物を適切な場所に集約できるようになり、整理された綺麗な状態を保てるようになります。
3-5. 個人用の持ち運びグッズを用意する
フリーアドレスやABWなど固定席を持たない働き方を採用している企業様の場合、個人の荷物をどう扱うかという問題が出てくると思います。そのようなときに役立つのが、個人の荷物をまとめて持ち運べるグッズです。
会議や打ち合わせの際スムーズに移動することができ、机の上やロッカーの中をすっきりしたまま運用することを可能にさせます。バッグ型やキャリー型など、各社から多彩な製品が販売されています。
「オフィス 荷物 持ち運びグッズ」といったキーワードで検索をすれば、たくさんの商品がヒットするため、自社に合ったものを選ぶといいでしょう。
4. オフィスの収納術3つのポイント
オフィスを綺麗に保ちながら業務効率も上げるためには、物の収納方法にも意識を向ける必要があります。年末の大掃除の際など、オフィスの整理整頓も兼ねて下記の収納ポイントを意識してみてください。
4-1. 出来るだけものを減らす
空間が圧迫される根本的な原因は、物理的に「物」が多いことです。特にオフィスでは書類やパンフレットなどの紙類がキャビネットを圧迫するケースが多く見受けられます。
大掃除を機に、まずは不要な紙類を捨て、保管しておかなければならない重要な書類は可能な限りスキャンして電子化をしたり、文書保管倉庫を利用したりすると収納スペースにも余裕が生まれます。
4-2. 備品コーナーを作る
色々なところに備品を収納してしまうと在庫の管理がしづらくなるだけでなく、どこに戻すのかが曖昧になり、結果的にデスクの上に置きっぱなしになってしまったり、本来の場所と違うところに返却されてしまったりと、煩雑になってしまう原因になります。
例えば、部署ごとに分けることをせず「備品が欲しい場合はここ」とフロアごとに備品を集約するのもひとつの方法です。そうすることで管理が楽になり、またさまざまな部署の人が集まる場所になるので「コミュニケーションの場」として活用することも可能なのです。
4-3. ラベリングする
収納ボックスやファイルなどに内容物に合わせてラベルを貼っておけば、収納されているものが一目瞭然で分かります。
ラベルに収納物を書くのはもちろん、ラベルのカラーを使い分けたり、アルファベットや数字で分類したりすることで、効率的に資料や備品の迅速な取り出し、収納が可能になります。
4-4. 必要な分のみの収納スペースを用意する
キャビネットをはじめ収納スペースに余裕があると、「まだ入る」と本来は必要のない物まで増えて、物が増えてしまいがちです。ですので、まずは収納したい物の文量を整理し、その分がぴったり収まるだけの収納を用意しましょう。
こうすることで「ここに収めよう」という意識が働くので、余計な物が増えにくくなり整頓された綺麗な状態を自然に保つことができます。
5. まとめ
綺麗なオフィスは物を減らし、定期的な清掃・片付けを繰り返すことで、長期的に維持できるようになっていきます。
夏季休暇・年末年始など、長期休暇の前に従業員全員で取り掛かれば、業務への影響は最小限に抑えることができます。もしそうした時期が繁忙期で難しい場合は、プロの清掃業者に依頼するのも選択肢のひとつです。
大掃除の際、「どこから手を付けていいか分からない」といった状況なのであれば、一度プロに依頼して、徹底的にクリーニングを行ってみるのもいいかもしれません。大掃除は大変だと存じますが、ぜひ今回の内容を参考にしていただければ幸いです。
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