不動産の開発や販売、賃貸の事業を軸として、近年はホテルやシェアハウス、グランピング施設の運営など、さまざまな事業に取り組み、成長し続けている株式会社コスモスイニシア様。新たな領域への挑戦は成長の機会が増える反面、バックオフィスにはこれまで以上の対応が求められることになります。

コスモスイニシア様には2011年より長きにわたりGOOD PLACEのアウトソーシングサービスをご活用いただいており、本社内に設けたサービスカウンターでの郵便物・宅配便の仕分けや福利厚生業務など約140項目、約900時間分の業務をアウトソーシングされています。また、併せてオフィス移転やレイアウト変更などについても当社でご支援させていただいている歴史が長く、バックオフィス業務とオフィス構築の両面から、長年にわたりコスモスイニシア様の働く環境づくりに携わってきました。

コスモスイニシア総務課の酒井様、広田様、鈴木様に、約15年にわたりGOOD PLACEのアウトソーシングサービスをご利用いただく中で感じた魅力や、未来の総務のあり方について伺いました。

聞き手：株式会社GOOD PLACE　スーパーバイザー 草川 直子
取材・文：住吉 大助

アウトソーシングがあるから、安心してバックオフィス業務を遂行できる

株式会社GOOD PLACE草川（以下、草川）
バックオフィス業務のアウトソーシングサービスの提供開始が2011年なので、もうすぐ15年になります。

株式会社コスモスイニシア 酒井様（以下、酒井様）
長いお付き合いですね。現在総務課の部署は課長の私含めて6名ですが、サービスカウンターの皆さんのおかげで業務がまわっているという感覚もあり、本当にありがたい存在です。総務の仕事は範囲が広いですが、仕組みをつくってアウトソースできる仕事をサービスカウンターにおこなってもらい、私たちは方針策定など考える仕事に集中できるようになっています。

株式会社コスモスイニシア 総務課 課長 酒井様。総務課を牽引するリーダーを務める 　写真：UKYO KOREEDA

草川
コスモスイニシア様は弊社にとって親会社でもありますが、導入していただいている歴史も長く、支援を続ける中で弊社としても多くの学びを得ながら歩んでまいりました。現在はコスモスイニシア本社内、総務課傘下で郵便物・宅配便の仕分けや福利厚生などのバックオフィス業務全般をおこなうサービスカウンターとして、9名体制でスタッフが常駐しながら対応しています。委託いただいている業務項目数は140項目を超えますね。

株式会社コスモスイニシア 広田様（以下、広田様）
近年弊社は次々と新たな事業をスタートさせているので、ボリュームも増えてきています。仕事の種類がどんどん増えて、「1日が24時間じゃ足りないぞ」という気分になるときがありますから。鈴木や私は普段、バックオフィスの現場でサービスカウンターの皆さんとコミュニケーションを取ることが多いのですが、サービスカウンターのチームを統括する草川さんのようなスーパーバイザーがいることで、サービスカウンター内で解決できないようなことがあったとしてもGOOD PLACEさんが組織として解決してくれます。その点でも心強いし、安心感があります。

写真：UKYO KOREEDA

酒井様
さらに、サービスカウンタースタッフの仕事が属人化せず、平準化されているところがいいなと思っています。どんな会社でも人事異動など人の入れ替わりのタイミングで業務の引き継ぎをおこなうと、通常だとどうしても一時的に効率が落ちてしまったりすることがありますが、GOOD PLACEさんはメンバー内の交代があっても効率の低下を感じない。業務を遂行するためのチームづくりをうまくやっているんだろうなと思っています。

草川
現在、20を超える会社様で常駐でバックオフィス業務の支援をしていて、それぞれに私のようなスーパーバイザーを配置しお客さまと細やかなコミュニケーションをとりながら、業務を滞りなくおこなうためのバックオフィス運用マニュアルづくりにかなり注力しています。そのマニュアルは一回つくって終わりでなく、お任せいただいている業務がストップしてしまわないようにという自覚を持って、スタッフ一同日々アップデートしています。
常に更新することで、もしスタッフの入れ替えがあっても同じようにサービスを提供できますし、チームづくりもうまくできているのだと思っています。

株式会社GOOD PLACE サービスカウンター課の草川 直子。スーパーバイザーとしてコスモスイニシア様のバックオフィス業務をサポートしている 　写真：UKYO KOREEDA

広田様
そういった徹底した運用マニュアルづくりが、サービスの平準化につながっているのですね。
以前、社内向けのマニュアルづくりを助けていただきましたが、できあがったマニュアルのクオリティが高かったことも記憶に残っています。バックオフィス運用マニュアルの日々のアップデートが、そういったところにも生かされているのだなと感じました。
また弊社の社内で使用する「業務で使用する社用車の安全運転マニュアル」の更新が必要になったときは、他社でどういった工夫をしているか知りたくてGOOD PLACEさんに相談したところ、あっという間に他社の事例を参考に、私たち向けにカスタマイズした情報を集めてきて、提案してくださいました。
“安全運転の基準”をどこに置き、どう運用するといいか、そのレベル感のようなものを確認できましたし、いろいろ提案してくださったこともうれしかったですね。

BCP対策「備蓄品」の在庫管理や新旧入れ替え、配布をエクセルで仕組み化

GOOD PLACEのスタッフが9名体制でサービスカウンターを運営 　写真：UKYO KOREEDA

株式会社コスモスイニシア 鈴木様（以下、鈴木様）
最近ですとBCP対策※の備蓄品の管理でとても助かっています。本社はこのビルの5フロアに約500人が働いているため、ペットボトルの水や非常食のキット、防寒アルミシートやウェットティッシュなど備蓄品の量も多く、管理する仕組みを整備するだけでも大変なことだったんです。実際に保管期限などをチェックしてくれるのはサービスカウンタースタッフなので、どう対応をするといいか相談したところ、エクセルの管理シートを作成してくれました。
※BCP（Business Continuity Plan）対策：自然災害・大事故の発生時にも事業を継続できるように準備、計画すること

株式会社コスモスイニシア 総務課 鈴木様。日常的にサービスカウンターのスタッフとやりとりする機会が多い　　写真：UKYO KOREEDA

鈴木様
あまりにも備蓄品の量が多いため１つの部屋では入りきれず、複数の倉庫に分けて保管しています。保管している倉庫ごとにシートが用意されていて、その中にフロアマップ、倉庫内の棚を立体的に表現した模式図、備蓄品リストをひとまとめにしたものになっています。
倉庫の模式図には保管場所を示すアルファベットが振ってあり、実際の保管場所と備蓄品リストの保管場所欄とがリンクしています。購入日と保管期限を書き込む欄もあって、食べ物などの備蓄品は保管期限を設けて、期限が来たら従業員に配布しています。このエクセルを見れば、もうすぐ期限が来る備蓄品がどの倉庫のどの棚に置かれているかわかるという仕組みです。備蓄品の荷姿の写真もリストに添えているので、それを見れば段ボール箱をわざわざ開いて確認する手間もなく見つけられます。

BCP対策の備蓄品を管理しているエクセル表 　写真：UKYO KOREEDA

BCP対策の備蓄品を収めた倉庫。実際の棚とエクセル表の模式図がリンクしている 　写真：UKYO KOREEDA

鈴木様
管理用のエクセル表は社内イントラネットに置かれているので、サービスカウンターのスタッフも私たち総務課のメンバーも皆最新のデータを確認できるところも便利です。日常的にはサービスカウンターから「もうすぐAとBの水の保管期限が来ます」とアナウンスしていただけるので、こちらは「新しく購入してここにしまっておいてください」という指示をするくらいしかやっていないですね。
一方で備蓄品の水は１つの段ボールに2Lのペットボトルが6本入っていて一箱12kgを超えるため、女性スタッフが多いサービスカウンターに移動を依頼しにくいという難しさがあります。
以前、備蓄品の水100箱近くを地下倉庫から11階へ移動させたことがあり、そのときはGOOD PLACEさんに相談して、サービスカウンターとは別に引越し専門の協力会社さんを手配いただいて、運び出したことがあります。

写真：UKYO KOREEDA

草川
当社はアウトソーシング事業に加えてオフィス構築事業も展開しているため、オフィス移転の際にお付き合いのある引越し業者の協力会社さんをご紹介させていただきました。一箱12kgの水が複数の倉庫の棚にバラバラに置かれていて、こっちは下の段、あっちは上の段といった状況だったため、その際は「移動のプロ」の力を借りましたね。
さまざまなご依頼をいただくなかで難しいご相談があった場合でも、「できません」と杓子定規な対応をするのではなく、どうしたらできるのか考えて柔軟に対応しています。できる限りお客さまに伴走できるように心掛けています。

酒井様
もちろんGOOD PLACEさんの「できること、できないこと」の判断があるとしても、なんでもすぐ相談できる体制が整っているということは１つの安心材料なのだと思います。

写真：UKYO KOREEDA

「バックオフィス業務のアウトソーシング」と「オフィス構築」のシナジー効果

草川
先程、当社はアウトソーシング事業の他にオフィス構築事業も手掛けている、ということに触れましたが、実は当社の原点はオフィス構築事業にあり、その経験を活かしてバックオフィス支援へも領域を広げてきた経緯があります。そしてありがたいことに、コスモスイニシア様のオフィス構築も長らく当社でご提案させていただいておりますね。

広田様
2026年夏前に本社オフィス増床の計画が進んでおり、こちらもGOOD PLACEさんに依頼しています。これまでも、現在入居しているビルに空室が出たタイミングで増床を重ねてきましたが、今回は隣接したビルに増床することになりました。
そこで現在新たなオフィスにコミュニケーションスペースを設ける計画や、こんな機能があるといいねなど、GOOD PLACEのオフィス構築担当の方と相談を進めています。総務としても隣のビルへの増床ということもあり、同じビルに入居するのとは異なるタスクが増え、考えるべきことがたくさんあります。GOOD PLACEさんのこれまで手掛けられたオフィス構築事例で、似たような増床事例が無いか調べたりもしていただきましたよね。

酒井様
過去にGOOD PLACEさんが手掛けた他社のオフィスにも行きました。見学させていただいたオフィスは限定的な空間の有効な活用法と、限られた予算で現代的、かつその会社らしく仕上げる方法が優れていて、私たちの増床と似た課題を上手に解決していて参考になりました。こういった空間ならば、従業員たちのモチベーションも高まるだろうなと。人材採用という視点からも、オフィス構築の重要性を感じています。

広田様
オフィス構築に関しても、弊社のオフィスを長らく手掛けていただいていることもあり、例えばオフィスポリシーを熟知いただいていたり、GOOD PLACEさん社内での情報共有もスムーズだったりと、様々な面で助かっています。

草川
今、オフィス構築の担当者とバックオフィスを担当する私とで定例会議の時間を持ち社内共有をかなり綿密におこなっています。その上でバックオフィス側からも入居に向けた段取りなども提案させていただいています。

広田様
増床するオフィスへのサービスカウンター設置の有無や、社内便、電話回線の手配など、大小さまざまな相談を具体的にご提案いただいて、オフィス構築とバックオフィスの双方を依頼しているシナジー効果を感じていますね。

社内便の仕分けなど日々さまざまな業務をおこなうサービスカウンターのスタッフ 　写真：UKYO KOREEDA

草川
私たちも常にオフィス構築の進捗状況を把握して、「隣のビルへの増床でビルが分かれるから、この仕事はこういう運用にしたほうがいいよね」とか「その進捗ならいついつにこんな業務が発生しそうだね」など、早い段階からサービスカウンターのメンバーにも共有して、オフィス増床に向けてスムーズな対応ができるよう準備を進めています。

酒井様
GOOD PLACEさんにバックオフィス業務とオフィス構築をどちらもワンストップでお願いできるメリットを感じていますが、もしこれが別々の会社への依頼となったら、私たち総務側の仕事量も確実に増加しているだろうと思います。

草川
どんなご相談でも気兼ねなく伝えられることや、社内での情報共有とそれを踏まえた的確な提案などが、ワンストップでご依頼いただけるGOOD PLACEの強みだと自負しています。

「仕事の平準化」がつくる、少し未来の働き方

草川
少しだけ未来のことも伺いたいのですが、コスモスイニシア様の事業内容の多角化や成長に応じてバックオフィスの仕事は今後どのように変化していくとお考えでしょうか。

写真：UKYO KOREEDA

酒井様
そうですね。これまで総務と人事などが「働き方改革」の推進をしてきましたが、今後、さらなる改革が求められていると思っています。まさに今、他の部署も巻き込んで未来の働き方指針を定めている最中でして、そこでよく話題にのぼるのが、仕事の「属人化」と「平準化」なんです。
弊社の個性とも言えるのですが、例えばあるプロジェクトの山場が来たときに仕事が平準化されていないため、担当者それぞれの馬力でえいっと乗り越えることが多いんです。もしサービスカウンターのように平準化する仕組みが浸透していれば、全社がより効率的に成長できるのではないかと考えていて、私自身、GOOD PLACEさんの平準化させる仕組みづくりに注目しています。
加えて現在はコスモスイニシア単体の総務として動いていますが、今後、子会社を含むグループ会社経営をより強く進めていく潮流にあって、親会社の総務課としてグループ会社も含めたサポートが合言葉になっていきます。そのためコスモスイニシアグループ全体の総務という考え方をベースに、仕事の平準化がより求められていくのだろうと思っています。

草川
その際にはGOOD PLACEもお力添えできたらうれしく思います。
今後もお客さまがコア業務に専念できるような、柔軟なご支援をしていけるよう頑張ってまいります。引き続きよろしくお願いします。本日はありがとうございました。

株式会社コスモスイニシア 総務課 酒井様（前列左）、（後列左より）広田様、鈴木様、株式会社GOOD PLACE スーパーバイザー 草川（前列右）、（後列中央より右へ）サービスカウンタースタッフ 庄司、城所、南井