人材育成支援や手帳・書籍などの発行を手がける株式会社日本能率協会マネジメントセンター（JMAM）様。「学びのデザイン」と「時間<とき>デザイン」という2つのドメインを軸に、自分らしい生き方を目指す人々をサポートし、それぞれが思い描く未来へと踏み出す後押しをしてきました。

そして2024年、自社の総務業務の効率化を推進するために選んだのが、GOOD PLACEのアウトソーシングサービスでした。現在、JMAM本社オフィスの総務サービスカウンターには、GOOD PLACEのスタッフ2名が常駐し、日々さまざまなサポートを実施しています。

JMAM総務部の出畑様と小路様に、なぜGOOD PLACEを選び、どのように総務業務を改善してきたのか、これから会社内でどう改革を広げていこうと考えているのか伺いました。
（聞き手：株式会社GOOD PLACE　スーパーバイザー 浦 佳代子）

株式会社日本能率協会マネジメントセンター（JMAM）様 　写真：UKYO KOREEDA

きっかけは総務サービスカウンターの品質向上と改善

株式会社GOOD PLACE浦（以下、浦）
現在のお付き合いに至るきっかけは2024年2月、GOOD PLACEのコーポレートサイトへお問い合わせいただいたことでした。当時、どのような経緯でGOOD PLACEへお問い合わせいただいたのでしょうか。

株式会社 日本能率協会マネジメントセンター 小路様（以下、小路様）
当時、アウトソーシングをいろいろ調べているなかで、たまたまGOOD PLACEさんのコーポレートサイトを拝見して、問い合わせフォームから連絡しました。

株式会社 日本能率協会マネジメントセンター 出畑様（以下、出畑様）
弊社の総務業務は、窓口としてサービスカウンターを設けて対応しています。GOOD PLACEさんにお願いする以前は、派遣社員の方2名がサービスカウンターに常駐していたのですが、派遣社員とのコミュニケーションや管理はすべて私たちがおこなわなければなりませんでした。ケアやフォローに時間を取られることが多く、場合によっては付きっきりになることもあって。そのうえ新しい方が来たらまたゼロから教えなければならないということの繰り返しでした。

株式会社 日本能率協会マネジメントセンター 総務部の出畑様　写真：UKYO KOREEDA

小路様
急なお休みなどの代替業務で手がとられることもありましたね。そこでアウトソーシングを活用して、サービスカウンターマネジメントにかかる私たちの負担を少しでも軽減しようということになったわけです。どう改善するか悩んで、GOOD PLACEさんへ連絡したところ、すぐに打ち合わせの場を設けてくださって。お話を聞けば聞くほど、自分たちが欲しているサービスだとわかりました。

株式会社 日本能率協会マネジメントセンター 総務部の小路様　写真：UKYO KOREEDA

出畑様
最初に相談にのってくださったGOOD PLACEのご担当者・二宮さんと丸山さんとの出会いが大きかったです。現場のことをよくご存じで、いくつもの修羅場をくぐってきているのがひしひしと伝わってきました。「何かあったら、とにかくまずは依頼してください。どうやってやるかはこちらで考えます」と言ってくださったので、困った時に助けてくれそうだな、この人たちなら任せられるなと、頼もしい印象だったのを覚えていますね。

小路様
導入にあたり、他にもアウトソーシングをされている会社の営業の方とも何人かお会いしてきていましたが、現場の担当者と営業担当者が別の会社が多くありました。それに対して、GOOD PLACEさんは会う方皆さん現場を知っていて、安心できました。また、GOOD PLACEさんが支援している企業の様子を見学させていただいたのがとても良かったです。

出畑様
実際にGOOD PLACEさんがサービスを提供している企業を見学させてもらったんですよね。最初の出会いから「なんでも見せるんで言ってください！」という感じで全部見せてくださり、担当されているGOOD PLACEのスタッフの方や受託先の担当者様の話を聞くことができたので、導入後のミスマッチがなかったです。

浦
担当者それぞれ、より良いアウトソーシングにしたいという気持ちをもってお話させていただいているので、一緒に見学しに行ったり、正直ベースで話したりということにつながるのだと思います。

株式会社GOOD PLACE　スーパーバイザー 浦 佳代子 　写真：UKYO KOREEDA

小路様
GOOD PLACEさんに決まる前に、検討していた各社の比較表をつくったのですが、GOOD PLACEさんは見積の項目名と金額が明瞭で、項目の説明もはっきりしていてわかりやすかったです。将来的に総務から他の部署にもアウトソーシングを広げることになったとき、全社の業務を軽くしていくにはどの会社がいいのかを検討するためにつくりましたが、最後は総務部の全員で議論して、「お願いするならGOOD PLACEさんが良い」と満場一致で決定になりました。

能動的に動いて改善し続ける常駐スタッフ

浦
どんな業務をご依頼いただくか、受託前から業務リストや工数リストをご準備してくださっていたので、導入はとてもスムーズに進みました。

出畑様
たまたまですが、委託の前年に「総務業務の棚卸し」をおこなっていたんです。総務部のメンバー全員にヒアリングをおこなって、どういった業務にどれくらい時間がかかっているかリスト化したんですよね。そのリストは今も私たちの業務のベースになっていて、自分たちでおこなう仕事とGOOD PLACEさんにお任せする仕事を仕分ける時にも活用しています。
でも、私たちができたのはそこまでで、長年整えきれていなかった仕事のマニュアルをGOOD PLACEさんが全部きれいにしてくださいました。派遣社員の方にお願いしていたころはどうしても仕事が属人化してしまうことがあって、次の派遣社員の方への引き継ぎが必要だったし、重複する期間はコストアップになっていました。それらをすべて整理し、マニュアルの作成や業務のフロー化によって、人が変わっても安定して運用できる体制にしてくれました。

サービスカウンターの様子。GOOD PLACEのスタッフ2名が常駐し、郵便・宅配便対応や、従業員の方からの問い合わせ受付などさまざまな業務を担っている　写真：UKYO KOREEDA

小路様
委託に至った頃、総務部は「改革推進本部」という名称だったんです。私は委託開始の少し前に人事部から異動してきたこともあり、「改革推進本部って、何をミッションとしているのですか？」と当時の上司に聞き、“良い行動の変化を、社内へ伝播させていくこと”だと思ったんです。アウトソーシングして、マニュアルができて、その方法や着眼点を他に伝播させることができれば、改革を推進していることになると、今、一緒に働きながら実感しています。あらためて、アウトソーシングってすごくいいなって。

出畑様
実際、改革できたと感じられる状況ですね。GOOD PLACEさんにお任せしていることで、本来の業務に集中できることによって、気持ちの上での負担感が明確に減りました。

小路様
負担減は私も実感しています。以前は日に何度もサービスカウンターに行って確認することもあったのですが、最近はお任せできていることが多く、気づくと一度もサービスカウンターに行かずに1日が終わってることがあります。こんな日が来るなんてなんだか新鮮な感じがしています。

出畑様
しかも常駐スタッフの2名は自発的にいろいろな改善点を見つけてくださる。「備品発注の中で1つだけ別のところで注文しているから、全部一緒に合わせていいですか？」とか、「コピー用紙はこちらで購入した方が安いです」など。コピー用紙や発送用段ボールの棚は種類ごとに整理され、きれいで使いやすくなりました。使い終わった段ボールがバラバラに置かれていたところに、まとめやすい什器の導入を提案してくれた際には、なるほど確かにと思い、すぐに導入を決めました。

使い終わった段ボールをまとめておくストッカーは常駐スタッフの提案で導入された　写真：UKYO KOREEDA

小路様
常駐している2名が細やかに気を配ってくれるので、助かっていますね。そして、スーパーバイザーとして専任でついてくれるGOOD PLACE浦さんの存在も力になっています。あるとき、会議室のモニターのリモコンやケーブル類が机の端に散らばっていて、ホコリも溜まりやすく、「なんだか片付かないんですよね」と伝えたら、「このような形にしてみてはいかがですか」と小さな箱を置くアイデアを出してくださって。本当にちょっとしたことなのですが、会議室を利用する社員たちからも好評なんですよ。

浦
週次の打ち合わせや月次報告会でオフィスに訪問して、相談や困りごとにはその都度、JMAMさんと常駐メンバーで話し合って対応できるようにしています。これまでいろいろな企業でのアウトソーシングで培ってきた工夫やアイデアがあるので、できる限り還元できればみんなのメリットになりますし、JMAMさん向けに改善案として出したものは、GOOD PLACE社内でも共有させていただいているんですよ。

JMAMの社内で打ち合わせする様子。週次と月次を組み合わせて細やかに情報を交換している　写真：UKYO KOREEDA

他部署への発展も検討中！ 新たなアウトソーシングへ

浦
GOOD PLACEのアウトソーシングを導入されて、仕事の手離れが良くなったとのことですが、その結果、日常の業務へプラスになったことなどはありますか？

出畑様
最近、新しい業務に取り組み始めています。弊社は社員それぞれ本社オフィスとリモートを組み合わせて勤務しているのですが、今年の1月からリモート勤務の割合を少し減らす調整をしていまして。本社オフィスに出勤する社員が増えてきたこともあり、インナーコミュニケーションを高めるイベントを総務部で始めたんです。

小路様
定時終業の水曜日17:30から19:00に、「ポテトチップス食べくらべ会」みたいなちょっとしたイベントを開催しています。毎回20〜30人ほど社員が参加してわいわい楽しんで、部署の枠を超えたコミュニケーションの場として活かしています。サービスカウンターの2名は仕事が早くてどんどん進めてくれるおかげで、私自身、イベントの企画を立てて、準備し、実施するといった時間捻出に、プラスになっています。

出畑様
どちらのスタッフさんもレスポンスが早いんですよね。もうちょっと時間をかけても大丈夫なのにと思うほど早い（笑）。

JMAMの社内に掲げられているコーポレートメッセージ「Enjoy Your Growth!」　写真：UKYO KOREEDA

浦
アウトソーシングサービスをご活用いただいたことで浮かんできた、今後、頼んでいきたい仕事や取り組んでみたいことなどはありますか。

出畑様
現時点でもいろいろなことを依頼している状況ですが、今、総務部のメンバーが対応している仕事のなかにもGOOD PLACEさんに依頼できることがまだあるなと思っています。どんどん渡していくことで、私たち総務部のメンバーが今までなかった新たな業務に取り組む機会を増やしていけると思っています。

小路様
今は総務業務でアウトソーシングを採用していますが、今後は他部署でも導入できるのではないか、どんな部署なら活用できるかを考えています。業務の作業的な部分をアウトソーシングに任せることで、捻出した時間を新しいチャレンジに充てられるのではないか。そんなふうにして、社内で新たな可能性を生み出せるんじゃないかと感じています。もっと分野を広げて、いろいろなことをお願いしていきたいですね。

浦
ありがとうございます。GOOD PLACEとしても「総務のアウトソーシング」から他の業務も含めた「バックオフィスアウトソーシング」へと、どんどんチャレンジしていこうと思っているので、ぜひ今後もご活用いただければと思います。

左から株式会社日本能率協会マネジメントセンター長濱様、出畑様、小路様。株式会社GOOD PLACE 常駐スタッフの齋藤、大出、スーパーバイザー 浦　写真：UKYO KOREEDA